Whistleblowing: ecco cosa accade quando chi segnala o è segnalato non lavora più

Due questioni distinte

Per semplicità espositiva si farà prevalentemente riferimento alla figura del dipendente, fermo restando che il perimetro soggettivo del D.lgs. 24/2023 è più ampio e comprende anche altri soggetti legittimati alla segnalazione (tra cui, ad esempio, consulenti, volontari, tirocinanti e soggetti che esercitano funzioni di amministrazione, direzione, controllo o vigilanza: cfr. art. 3).

L’interrogativo si presenta in due forme profondamente diverse:

• La prima riguarda il soggetto segnalante: può utilizzare il whistleblowing chi ha già cessato il proprio rapporto con l’organizzazione?
• La seconda riguarda invece il soggetto segnalato: è ancora corretto utilizzare i canali whistleblowing quando il presunto autore della violazione ha lasciato l’ente?

Le due questioni devono essere tenute rigorosamente distinte.

Sul primo punto il legislatore europeo e quello nazionale hanno fornito risposte esplicite. Sul secondo, invece, permane uno spazio interpretativo che richiede particolare prudenza.

L’ex dipendente che segnala: un’ipotesi espressamente prevista dal legislatore

Su questo primo scenario il quadro normativo è molto chiaro.

La Direttiva (UE) 2019/1937, nel considerando 39, estende espressamente la protezione anche ai soggetti il cui rapporto di lavoro è terminato, riconoscendo che l’accesso alle informazioni rilevanti può maturare durante un rapporto ormai cessato e che le ritorsioni possono manifestarsi anche successivamente sotto forme indirette.

Il D.lgs. 24/2023 recepisce tale impostazione in modo ancora più netto. L’articolo 3, comma 4, lettera c), stabilisce infatti che la tutela si applica anche “successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso”.

A rafforzare questa lettura interviene anche la definizione di “contesto lavorativo” (art. 2 punto 6 lett. l) che include attività professionali presenti o passate.

Il legislatore, dunque, non collega la protezione alla permanenza del rapporto lavorativo, ma alla provenienza professionale dell’informazione.

Ex dipendente: meglio il whistleblowing di una denuncia o una segnalazione esplicita?

Qui emerge un’obiezione apparentemente intuitiva: se il lavoratore non appartiene più all’organizzazione, perché utilizzare il canale whistleblowing e non una denuncia diretta all’autorità giudiziaria, all’autorità amministrativa competente o una segnalazione nominativa ordinaria?

La risposta risiede nel fatto che la cessazione del rapporto elimina solo alcune forme tradizionali di vulnerabilità, ma non tutte.

Le citate norme europea e italiana chiariscono che le ritorsioni possono manifestarsi anche successivamente attraverso, ad es.: referenze negative, blacklist professionali, danni reputazionali.

Inoltre, l’ex dipendente potrebbe preferire il whistleblowing perché intende utilizzare un canale formalizzato, riservato e tracciato che consenta verifiche interne senza esporsi immediatamente alla dimensione processuale o mediatica del conflitto.

In questa prospettiva, il whistleblowing può risultare preferibile anche rispetto ad altre forme tradizionali di tutela collettiva o individuale.

Un ex dipendente potrebbe, ad esempio, non ritenere adeguata una gestione meramente sindacale della vicenda quando l’obiettivo principale non riguarda condizioni contrattuali, contestazioni disciplinari o profili strettamente lavoristici, ma l’emersione di condotte che incidono sull’integrità dell’organizzazione, sull’interesse pubblico o sulla conformità normativa dell’ente.

Vi è poi una motivazione ulteriore: l’ex dipendente potrebbe non perseguire finalità punitive individuali, ma voler semplicemente impedire che pratiche scorrette continuino a produrre effetti.

Ed è esattamente questa la logica del considerando 1 della Direttiva, che collega la segnalazione alla tutela dell’interesse pubblico.

In questa direzione risultano coerenti anche le nuove Linee guida ANAC n. 1/2025 sui canali interni di segnalazione, secondo cui (pag. 7) ”una più efficace prevenzione e un pronto accertamento delle violazioni passano attraverso l’acquisizione di informazioni da parte dei soggetti maggiormente vicini all’origine delle violazioni stesse”.

In molti casi, proprio l’ex dipendente può essere stato uno dei soggetti più vicini alla genesi del fatto illecito.

Il caso meno definito: il soggetto segnalato non lavora più

Molto più complessa è la situazione in cui ad aver lasciato l’organizzazione sia il soggetto cui la violazione viene attribuita.

Su questo punto né la Direttiva né il decreto italiano offrono una disciplina esplicita.
Tuttavia il silenzio normativo non può essere interpretato come automatica esclusione.

L’articolo 2 del D.lgs. 24/2023 definisce infatti le violazioni come “comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato” senza richiedere che l’autore sia ancora interno all’organizzazione.

Ancora più chiaramente, il considerando 43 della Direttiva tutela anche informazioni riguardanti: “violazioni che sono già state commesse” oltre che violazioni future e tentativi di occultamento.

La cessazione del rapporto del soggetto segnalato, quindi, non può essere considerata, di per sé, causa automatica di archiviazione.

Perché il segnalante dovrebbe scegliere il whistleblowing anche se il segnalato ha lasciato l’ente

Emerge un’altra obiezione frequente: se il soggetto segnalato non lavora più
nell’organizzazione, perché utilizzare ancora il whistleblowing.

L’obiezione confonde la tutela dalle ritorsioni con l’intera funzione del sistema.
La protezione antiritorsiva è centrale, ma non esaurisce la ratio della disciplina.

Il considerando 1 della Direttiva chiarisce che il whistleblowing serve anzitutto a far emergere violazioni che altrimenti resterebbero sommerse. Il considerando 2 precisa inoltre che segnalazioni e divulgazioni pubbliche costituiscono uno degli elementi a monte dell’applicazione del diritto e delle politiche dell’Unione, poiché forniscono informazioni che possono condurre all’indagine, all’accertamento e al perseguimento delle violazioni, rafforzando così trasparenza e accountability.

La segnalazione può quindi restare perfettamente razionale se serve a far emergere, per esempio:

• effetti dannosi ancora in corso; corresponsabilità di altri soggetti; carenze nei controlli interni;
• eventuali condotte successive di occultamento.

Inoltre il rischio ritorsivo potrebbe non essere affatto scomparso. Le ritorsioni potrebbero provenire da altri dirigenti, colleghi coinvolti, reti professionali o dalla stessa organizzazione.

Il vero criterio: la permanenza della rilevanza organizzativa

Più che introdurre categorie astratte non previste dal legislatore, il criterio corretto sembra essere un altro: verificare se i fatti segnalati conservino una rilevanza organizzativa, regolatoria o pubblicistica attuale.

Per esempio:

• gare ancora in esecuzione; trattamenti illeciti di dati personali ancora attivi;
• falsificazioni contabili ancora incidenti sui bilanci;
• violazioni ambientali non sanate.

In questi casi il whistleblowing conserva pienamente la propria funzione. Occorre tuttavia evitare una sovrapposizione impropria tra canali di segnalazione e strumenti di accertamento esterno.

Il whistleblowing rappresenta infatti uno strumento di emersione qualificata delle violazioni, ma non sostituisce eventuali obblighi di denuncia, segnalazione o comunicazione verso le autorità competenti quando ne ricorrano i presupposti.

Nei contesti pubblici, ad esempio, possono rilevare gli obblighi di denuncia previsti dagli articoli 331 c.p.p., 361 c.p. e 362 c.p.; in altri casi possono emergere profili di competenzadell’autorità giudiziaria ordinaria, della magistratura contabile o delle autorità di vigilanza settoriali.

Come sottolineato nelle Linee guida ANAC (pag. 8) “la segnalazione effettuata al gestore interno o all’ANAC non sostituisce, laddove ne ricorrano i presupposti, quella all’Autorità Giudiziaria”.

Quando non lavorano più né il segnalante né il soggetto segnalato

L’ipotesi più estrema si verifica quando entrambi i soggetti principali della vicenda hanno cessato il rapporto con l’organizzazione: il segnalante non lavora più presso l’ente e anche il soggetto cui la violazione è attribuita ha nel frattempo lasciato la struttura.

A prima vista si potrebbe ritenere che in una simile situazione il whistleblowing perda la propria funzione, poiché sembrerebbero venir meno sia il rapporto organizzativo attuale sia il rischio ritorsivo più immediato.

In realtà, la conclusione sarebbe troppo semplicistica.

Sul versante del segnalante, infatti, il Decreto Legislativo 24/2023 tutela espressamente anche chi segnala dopo la cessazione del rapporto, purché le informazioni siano state acquisite nel contesto lavorativo.

Sul versante del soggetto segnalato, invece, la normativa non richiede che l’autore della presunta violazione sia ancora interno all’organizzazione.

Anche in questo scenario, quindi, il vero nodo resta verificare se i fatti segnalati conservino una rilevanza organizzativa, regolatoria o pubblicistica attuale: se gli effetti della violazione persistono, se emergono responsabilità residue o se l’ente continua a operare sulla base di situazioni irregolari, il ricorso al whistleblowing può restare pienamente coerente con la ratio della disciplina.

Cosa dicono le Linee guida ANAC

Le già menzionate Linee guida dell’Autorità Nazionale Anticorruzione sui canali interni di segnalazione (n. 1/2025) non affrontano direttamente il tema della cessazione del rapporto del soggetto segnalato e non risolvono espressamente il problema interpretativo qui analizzato.

Esse risultano tuttavia utili perché rafforzano alcuni principi organizzativi decisivi: centralità del canale interno, tracciabilità delle decisioni, riservatezza, corretta individuazione del gestore e adeguata governance del processo di trattamento delle segnalazioni.

Le Linee guida (pag. 15) precisano inoltre che l’attività istruttoria condotta dal gestore del canale può concludersi con esiti differenti – dall’archiviazione alla revisione di procedure interne, fino alla trasmissione degli atti alle autorità competenti – rafforzando ulteriormente l’idea che la cessazione del rapporto non possa costituire, da sola, una scorciatoia verso l’archiviazione automatica.

Infine, le Linee guida insistono anche sulla tutela della riservatezza non soltanto della persona segnalante, ma anche della persona coinvolta, evitando che il sistema degeneri in meccanismi impropriamente accusatori.

Le implicazioni per RPCT, OdV, DPO e funzioni di controllo interno

La gestione della segnalazione resta, naturalmente, affidata al soggetto individuato dall’organizzazione ai sensi del D Lgs 24/2023.

Nel settore pubblico tale funzione è frequentemente attribuita al Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza; nel settore privato può invece essere affidata all’Organismo di Vigilanza, a uffici dedicati o ad altri soggetti autonomi individuati dall’ente.

Ciò non esclude, tuttavia, che segnalazioni relative a soggetti non più presenti nell’organizzazione possano successivamente coinvolgere anche altre funzioni di controllo e garanzia.

Il coinvolgimento del Dpo

Il Data Protection Officer potrà essere coinvolto, senza sovrapporsi al gestore della segnalazione, qualora emergano profili di non conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati, problematiche relative alla base giuridica dei trattamenti, alla conservazione dei dati raccolti nel procedimento o eventuali obblighi di valutazione di data breach.

Le funzioni compliance di secondo livello e l’internal audit potranno essere chiamati a verificare eventuali carenze nei controlli interni; l’Organismo di Vigilanza potrà dover valutare possibili profili di responsabilità ai sensi del D.lgs. 231/2001.

In presenza di segnalazioni che riguardino sistemi informativi, accessi abusivi, utilizzo improprio di credenziali aziendali o sottrazione di informazioni riservate da parte di soggetti non più presenti nell’organizzazione, potrebbero inoltre rendersi necessari il coinvolgimento delle funzioni di sicurezza informatica e ulteriori verifiche sulla tenuta delle misure tecniche e organizzative adottate dall’ente.

L’errore più grave sarebbe quindi archiviare automaticamente una segnalazione soltanto perché i soggetti coinvolti non lavorano più nell’organizzazione.

La portata temporale della disciplina whistleblowing

La disciplina whistleblowing ha una portata temporale molto più ampia di quanto spesso si immagini.

Sul versante del segnalante il legislatore ha risolto espressamente il problema.

Invece, sul versante del soggetto segnalato, permane una zona interpretativa più complessa.

Ma il dato sistematico appare chiaro: ciò che conta non è chi lavori ancora nell’organizzazione. Conta se la violazione conserva ancora rilevanza per l’integrità dell’ente, per i diritti coinvolti, per il mercato e per l’interesse pubblico.

Ed è proprio su questa valutazione sostanziale – fondata sulla permanenza della rilevanza dei fatti segnalati e non sulla mera cessazione del rapporto di lavoro – che si misurerà la maturità applicativa dei sistemi di whistleblowing nelle amministrazioni pubbliche e nelle organizzazioni private.

Su questo specifico profilo interpretativo potrebbero risultare utili, in futuro, ulteriori chiarimenti applicativi anche da parte dell’Autorità Nazionale Anticorruzione, soprattutto con riferimento alla posizione del soggetto segnalato che abbia cessato il proprio rapporto con l’organizzazione.