Fatturazione elettronica per il condominio — idealista/news

Gli stabili condominiali si confrontano quotidianamente con una lunga serie di fornitori e, proprio per questa ragione, sono chiamati a effettuare regolari pagamenti. Su questo fronte, un dubbio spesso sorge a livello di gestione: come funziona la fatturazione elettronica per il condominio? In qualità di ente privo di Partita IVA, e dotato solo di un codice fiscale, il condominio non emette fatture verso l’esterno. Tuttavia, può ricevere in modalità digitale quelle emesse dai propri fornitori. A questo scopo, i professionisti e le imprese che forniscono servizi allo stabile trasmettono la documentazione necessaria con il Sistema d’Interscambio (SDI), tramite il codice fiscale del condominio e utilizzando un codice destinatario convenzionale.

Il condominio ha l’obbligo di fattura elettronica?

In linea generale, il condominio non è soggetto all’obbligo di fattura elettronica: non disponendo di una Partita IVA, ma soltanto di un codice fiscale, non emette infatti fatture verso terzi.

Allo stesso modo, però, l’ente condominiale può ricevere le fatture elettroniche emesse dai suoi fornitori, sia nel formato digitale che con l’eventuale copia di cortesia cartacea. Non a caso, la Legge 205/2017 – cioè, la Legge di Bilancio 2018 – impone che tutti i soggetti che emettono fatture – incluse quelle verso il condominio – usino il formato XML e il Sistema d’Interscambio (SDI). Riassumendo, lo stabile:

• non emette fatture, perché non dispone di una Partita IVA;
• può ricevere le fatture di soggetti terzi in formato elettronico.

Questo meccanismo di fatturazione elettronica al condominio senza Partita IVA comporta che l’ente, in buona sostanza, sia considerato alla stregua di un privato cittadino: l’imposta dovrà quindi essere espressa in fattura e calcolata insieme all’importo totale della prestazione.

Chi può inviare fatture elettroniche al condominio

Ma chi può mandare fatture elettroniche al condominio? In vista del già citato obbligo di legge, tutti i fornitori di beni e servizi che rientrano nel regime di Partita IVA, inclusi i forfettari dal 2024, devono adeguarsi alla fatturazione elettronica. Questo significa che utilizzeranno questa modalità:

• fornitori di utenze energetiche, idriche e del gas, per i consumi relativi alle parti comuni;
• imprese specializzate nella manutenzione ordinaria e straordinaria dello stabile, come i servizi di pulizia, di riparazione dell’ascensore, giardinieri, antennisti, idraulici e via dicendo;
• professionisti tecnici come architetti, ingegneri, geometri;
• l’amministratore di condominio, per le proprie competenze e gli onorari professionali.

È bene ricordare che non esistono modalità alternative per le richieste di pagamento allo stabile: se il professionista o l’azienda è soggetto all’obbligo di fatturazione elettronica, dovrà necessariamente ricorrere a questo mezzo.

Come si qualifica il condominio per la fatturazione elettronica

Per comprendere a fondo il meccanismo, è necessario rispondere a un dubbio comune: si considera una persona fisica o giuridica per la fatturazione elettronica al condominio? La giurisprudenza consolidata definisce il condominio come un ente di gestione, privo di personalità giuridica autonoma. 

Questo significa che, al fine dell’emissione di una fattura elettronica al condominio, l’Agenzia delle Entrate considera lo stabile alla stregua di un consumatore finale privato. Per farlo, si adotta una sorta di via di mezzo pragmatica: pur non essendo una persona fisica, il condominio segue le stesse regole di fatturazione previste per i privati, rendendo così possibili tutte le operazioni tramite SDI.

Come fare la fattura elettronica a un condominio

Fatte queste premesse, come si compila una fattura elettronica rivolta al condominio? Come già anticipato, la procedura è del tutto sovrapponibile a quella necessaria per un cliente privato. Tramite la piattaforma o il software di fatturazione elettronica preferito, si inseriscono:

• i dati del cedente o del prestatore, quindi quelli anagrafici e fiscali dell’impresa o del professionista che emette il documento, compresa la Partita IVA;
• i dati del cessionario o del committente, quindi quelli dello stabile, come il nome dell’edificio e la via;
• il codice fiscale del condominio, mentre il campo Partita IVA va lasciato vuoto;
• il codice destinatario che, in assenza di indicazioni diverse, deve essere pari a sette zeri, ovvero “0000000”.

La trasmissione avviene tramite file XML allo SDI, che provvederà a validarlo e a renderlo disponibile al condominio. In ogni caso, è sempre possibile scaricare una copia di cortesia, da riprodurre in PDF o in formato cartaceo, da consegnare allo stabile per agevolare le operazioni.

È bene ricordare che, sul fronte dei pagamenti, lo stabile agisce anche come sostituto d’imposta: opera quindi la ritenuta al 4% dei condomini sui corrispettivi dovuti ai fornitori, con i relativi adempimenti del Modello 770, quando prevista.

È necessario un codice SDI specifico per il condominio?

Un fronte che solleva sempre molti dubbi è relativo agli elementi da specificare in fattura per l’inoltro all’ente condominiale. Ad esempio, vi è un obbligo di codice SDI per il condominio? La legge non lo impone, pertanto la fattura può essere inoltrata con il codice generico a sette zeri, come specificato nel paragrafo precedente.

Tuttavia, al fine di agevolare le pratiche amministrative e contabili dello stabile, diversi condomini hanno optato per un indirizzo telematico. Di conseguenza, a seconda del condominio servito, si potrà ricevere:

• un codice univoco a sette cifre, messo a disposizione dal canale gestionale o dal software a cui il condominio si affida;
• un indirizzo PEC, così da ricevere i file XML direttamente nella casella di posta elettronica certificata.

In ogni caso, se il codice o la PEC sono stati correttamente associati al profilo telematico del condominio, gli XML verranno inoltrati automaticamente, anche qualora il fornitore dovesse semplicemente specificare i sette zeri generici nell’apposito campo.

Cosa deve fare l’amministratore con le fatture elettroniche

Infine, è utile anche sapere quali siano i compiti che l’amministratore è chiamato a espletare con le fatture elettroniche. In base agli obblighi di corretta gestione riportati agli articoli 1129 e 1130 del Codice Civile, il professionista è chiamato a garantire la massima trasparenza, con una contabilità rigorosa. Pertanto, dovrà:

• procedere all’archiviazione e alla conservazione di tutte le fatture elettroniche, in formato XML, per una durata minima di 10 anni, ai sensi dell’articolo 2220 del Codice Civile;
• garantire la consultazione delle fatture elettroniche del condominio ai proprietari, su richiesta di questi ultimi, gratuitamente se in formato digitale o riservando eventuali costi di copia per il formato cartaceo;
• rispettare tutti gli adempimenti fiscali, perché le fatture elettroniche sono fondamentali per la compilazione del Quadro AC del Modello Redditi dell’Amministratore e per la presentazione del Modello 770;
• garantire la tracciabilità dei pagamenti e delle ritenute d’acconto, con movimenti sul conto corrente intestato al condominio che corrispondano esattamente alle fatture ricevute.