Il datore può controllare i dipendenti tramite i colleghi?

Il titolare dell’impresa può sorvegliare i propri dipendenti affidandosi alla vigilanza esercitata da altri lavoratori?

In ambito lavorativo capita spesso di chiedersi se sia possibile che un superiore utilizzi altri dipendenti per monitorare l’operato di un lavoratore. Capire se il datore può controllare i dipendenti tramite i colleghi è un tema di grande attualità, poiché tocca il delicato equilibrio tra la tutela del patrimonio aziendale e il diritto alla riservatezza di chi presta la propria attività.

La normativa italiana, evolutasi nel tempo, stabilisce confini precisi per evitare abusi, distinguendo tra la verifica del corretto svolgimento delle mansioni e l’accertamento di eventuali illeciti. Recentemente, la giurisprudenza ha fornito chiarimenti importanti, confermando che, a determinate condizioni, la vigilanza attuata per il tramite di altri membri del personale può essere considerata legittima, influenzando anche la validità di eventuali sanzioni o provvedimenti espulsivi adottati dall’azienda verso il personale. Approfondiamo l’argomento.

Il monitoraggio a distanza dei lavoratori è ammesso?

Per comprendere se la vigilanza tra pari sia consentita, occorre partire dalle regole generali sulla sorveglianza.

Nella versione originaria dello Statuto dei Lavoratori (art. 4, l. n. 300/1970) era previsto un divieto quasi assoluto di utilizzare impianti audiovisivi per monitorare la presenza o l’efficienza dei lavoratori.

L’unico modo per installare tali strumenti era dimostrare la sussistenza di esigenze legate alla sicurezza, all’organizzazione o alla produzione, previo accordo con le rappresentanze sindacali o autorizzazione dell’ispettorato del lavoro.

Non era quindi permesso usare le telecamere per verificare se una persona fosse alla scrivania o se stesse lavorando con la dovuta alacrità.

Con l’entrata in vigore del Jobs Act (d.lgs. n. 151/2015), la disciplina è stata aggiornata per riflettere i cambiamenti tecnologici. La riforma ha eliminato il divieto assoluto previsto in precedenza, introducendo una distinzione basata sulla natura degli strumenti utilizzati.

Gli impianti di videosorveglianza restano soggetti a regole rigide: possono essere impiegati solo per fini organizzativi, produttivi, per la sicurezza sul lavoro e per la tutela del patrimonio della ditta. Anche in questo caso, resta necessario l’accordo con i sindacati.

Al contrario, tali restrizioni non si applicano ai mezzi che il lavoratore utilizza per rendere la prestazione lavorativa – ad esempio il pc o lo smarthpone – e agli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Cosa sono i controlli difensivi in azienda?

Un concetto fondamentale per capire quando la sorveglianza è lecita è quello dei controlli difensivi, che si verificano quando il datore di lavoro sospetta che un dipendente stia compiendo azioni illecite che vanno oltre il semplice scarso rendimento.

Si pensi al furto di materiali, al danneggiamento volontario di macchinari o a comportamenti che ledono profondamente l’immagine dell’azienda.

In queste circostanze, le restrizioni ordinarie dello Statuto dei Lavoratori possono essere parzialmente superate.

La giurisprudenza ha stabilito che i controlli difensivi possono essere effettuati anche in modo occulto, ovvero senza che l’interessato ne sia a conoscenza, purché non siano eccessivamente invasivi.

Questo tipo di monitoraggio è ammesso anche al di fuori dei locali aziendali, qualora serva a verificare condotte che potrebbero giustificare un licenziamento per giusta causa.

Un esempio comune è l’accertamento del corretto utilizzo dei permessi retribuiti o della malattia: poiché lo scopo non è vigilare sul lavoro in sé, ma difendere l’azienda da reati o illeciti civili, tali verifiche godono di una maggiore flessibilità operativa.

Il datore può incaricare un collega di vigilare?

Entrando nel merito della sorveglianza tramite terzi, la Corte di Cassazione (11 dicembre 2025, n. 32285) ha confermato che l’uso di altri dipendenti per monitorare il personale è legittimo.

Questo non significa che ogni lavoratore debba diventare una spia, ma che il titolare dell’azienda può delegare funzioni di vigilanza a persone già inserite nell’organizzazione.

Affinché tale controllo sia valido, non occorrono strumenti tecnologici a distanza essendo sufficiente la semplice osservazione diretta.

Secondo i giudici, se il controllo è svolto da persone conosciute e chiaramente identificate all’interno del contesto lavorativo, non si viola la legge.

Anche se la normativa prevedrebbe la comunicazione dei nomi degli addetti alla vigilanza, ciò non annulla il potere direttivo del capo azienda di verificare l’adempimento delle mansioni tramite i propri collaboratori.

In questo scenario, l’osservazione fatta dal collega serve ad assicurare che gli impegni contrattuali vengano rispettati e che non si verifichino mancanze disciplinari.

Non si tratta dunque di una violazione della privacy, poiché l’attività avviene in un contesto pubblico o aperto al pubblico come l’ufficio o il magazzino, dove la prestazione lavorativa è per sua natura visibile agli altri membri del team.

Quando la sorveglianza dei colleghi è considerata occulta?

Il tema del controllo nascosto è particolarmente delicato. Mentre per le telecamere è quasi sempre vietato agire all’insaputa del dipendente (salvo i casi di controlli difensivi), per la vigilanza umana le regole sono diverse.

Quando un incaricato dal datore di lavoro osserva un collega per segnalare eventuali anomalie, tale attività può rimanere segreta. I giudici hanno chiarito che questo comportamento non infrange i principi di correttezza e buona fede che devono regolare il rapporto d’impiego.

Se il datore sospetta una condotta disonesta, può chiedere a uno o più dipendenti fidati di prestare attenzione a determinati comportamenti.

Se il datore sospetta che un addetto alle vendite non registri tutti gli incassi, la testimonianza di un collega che ha assistito alla scena ha pieno valore legale.

L’azienda non è obbligata a rivelare immediatamente chi ha fornito le informazioni, specialmente se questo serve a tutelare l’integrità del procedimento disciplinare.

In caso di contestazione, tuttavia, il datore dovrà fornire tutte le prove necessarie affinché il lavoratore accusato possa esercitare il proprio diritto di difesa, producendo documenti o testimonianze che confermino i fatti contestati.

In conclusione, l’ordinamento permette un controllo capillare quando è in gioco la sicurezza dell’impresa o l’onestà dei rapporti lavorativi. Sebbene non si possa parlare di un controllo indiscriminato, la collaborazione dei colleghi nel segnalare illeciti è uno strumento potente e legale nelle mani del datore per preservare l’organizzazione e il patrimonio aziendale.