Come scoprire se si è ricevuta la notifica di una cartella esattoriale o di un atto fiscale?

Il contribuente può verificare se una cartella o un atto fiscale è stato notificato richiedendo all’Agenzia delle Entrate-Riscossione copia della cartella e della relata di notifica tramite accesso agli atti. L’ente non può rifiutare e ha trenta giorni per rispondere.

Si viene a sapere dell’esistenza di un fermo amministrativo sull’auto, oppure si riceve un atto di pignoramento, oppure si vuole semplicemente sapere se negli anni scorsi sono state notificate cartelle esattoriali di cui non si ha traccia. Come si fa a scoprire se una cartella o un avviso fiscale è stato regolarmente notificato? E soprattutto — come si ottiene la prova della notifica?

La domanda che molti contribuenti si pongono è come si possa scoprire se si è ricevuta la notifica di una cartella esattoriale o di un atto fiscale: la risposta è che il diritto di accesso ai documenti amministrativi, disciplinato dalla legge n. 241 del 1990 e rafforzato dall’art. 26 del Dpr n. 602 del 1973, consente di ottenere dall’Agenzia delle Entrate-Riscossione copia integrale della cartella e della relativa prova di notifica. L’ente non ha margini di discrezionalità: è obbligato a rispondere entro trenta giorni.

Il diritto di accesso e la norma speciale per la riscossione

Il contribuente che vuole verificare la propria situazione è titolare di un interesse diretto, concreto e attuale — implicito nella sua posizione di destinatario degli effetti dell’atto — che legittima l’accesso ai documenti che lo riguardano.

Per le cartelle esattoriali esiste una norma speciale ancora più favorevole. L’art. 26 del Dpr n. 602 del 1973 stabilisce che l’agente della riscossione deve conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell’avvenuta notificazione o l’avviso di ricevimento, e ha l’obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente. La giurisprudenza ha chiarito che questa norma rende il diritto di accesso ancora più forte rispetto a quello ordinario: l’interesse è considerato sussistente direttamente per legge e l’ente non ha alcuna discrezionalità nel concederlo o negarlo.

Il termine di cinque anni è considerato un termine minimo, non massimo. L’obbligo di conservazione e di esibizione perdura finché il credito non è stato recuperato. Se l’ente sostiene che i documenti non esistono più, è tenuto a dichiararlo formalmente con un atto del funzionario responsabile.

Cosa richiedere: non solo l’estratto di ruolo

La richiesta di accesso deve essere mirata ai documenti giusti. L’estratto di ruolo è un elaborato informatico che riassume gli elementi essenziali delle cartelle iscritte a nome del contribuente — utile come punto di partenza per conoscere i numeri identificativi delle cartelle — ma non è sufficiente da solo. La giurisprudenza è costante nell’affermare che l’ostensione del solo estratto di ruolo non soddisfa il diritto di accesso alla cartella e agli atti di notifica.

Il contribuente ha diritto a ricevere la copia integrale e conforme all’originale della cartella di pagamento. E soprattutto ha diritto alla prova della notifica: la relata di notifica se la notifica è avvenuta tramite messo notificatore, oppure l’avviso di ricevimento della raccomandata se la notifica è avvenuta a mezzo posta. È questo documento — la relata o l’avviso di ricevimento — che consente di sapere se, quando e come la cartella è stata notificata.

Come presentare l’istanza

La richiesta va presentata in forma scritta — anche tramite PEC — all’Agenzia delle Entrate-Riscossione. Deve essere motivata: occorre specificare l’interesse che si intende tutelare, come la necessità di verificare la regolarità della notifica per valutare un’eventuale azione giudiziaria. Non può essere generica o esplorativa.

La procedura più efficace è in due fasi. Prima si richiede l’estratto di ruolo per ottenere i numeri identificativi delle cartelle iscritte a proprio carico. Poi si presenta una richiesta di accesso specifica per ciascuna cartella di interesse, indicando il numero identificativo e chiedendo copia integrale della cartella, della relata di notifica e dell’avviso di ricevimento.

Nell’istanza va indicato se si desidera prendere visione dei documenti o estrarne copia. L’esame è gratuito; il rilascio di copie è subordinato al rimborso dei costi di riproduzione.

I termini del procedimento

Una volta presentata l’istanza, l’Agenzia delle Entrate-Riscossione ha trenta giorni per rispondere. Se non risponde entro quel termine, la richiesta si intende respinta per silenzio-diniego. Se l’istanza è irregolare o incompleta, l’ente deve comunicarlo entro dieci giorni, e da quel momento il termine di trenta giorni riprende a decorrere dalla regolarizzazione. In caso di accoglimento, l’ente indica l’ufficio dove esercitare il diritto e concede un periodo di almeno quindici giorni per prendere visione o estrarre copia.

Come tutelarsi se l’ente nega l’accesso

Se l’Agenzia delle Entrate-Riscossione nega l’accesso — con provvedimento espresso o con silenzio-diniego — il contribuente ha trenta giorni dalla conoscenza del diniego o dalla formazione del silenzio per reagire. Può scegliere tra due strade alternative.

La prima è il ricorso al Tribunale Amministrativo Regionale competente, che decide sulla fondatezza della richiesta. La seconda è la richiesta di riesame al Difensore Civico: se questi ritiene illegittimo il diniego e l’amministrazione non emana entro trenta giorni un provvedimento confermativo motivato, l’accesso è automaticamente consentito.

Il termine di trenta giorni per impugnare è perentorio. Decorso inutilmente, il diniego diventa definitivo e non può essere aggirato ripresentando una richiesta identica. Una nuova istanza è ammissibile solo in presenza di fatti nuovi o di una diversa prospettazione dell’interesse giuridico.