chi le deve fare e come si dimostrano?

Non basta predisporre un’informativa privacy: bisogna poter dimostrare di averla effettivamente resa disponibile. Nel condominio esistono due soggetti titolari distinti — il condominio per la gestione delle parti comuni e l’amministratore per la propria attività professionale — e ciascuno deve rilasciare la propria informativa. Un documento generico copiato da un modello non è sufficiente e può diventare fonte di rischio.

L’amministratore di condominio ha scaricato un modello di informativa privacy da internet, lo ha allegato al verbale dell’assemblea e si ritiene a posto. Non lo è. Il Regolamento UE n. 2016/679 — GDPR — non chiede solo che l’informativa esista: chiede che sia stata effettivamente resa disponibile, che sia comprensibile, che descriva i trattamenti reali e che il titolare possa dimostrare di aver adempiuto.

La risposta alla domanda su chi debba fare le informative privacy in condominio e come si dimostri di averle rese disponibili richiede di capire prima una distinzione che molti ignorano: in condominio non c’è un solo titolare del trattamento dei dati, ma due — con obblighi distinti e informative separate.

Chi è il titolare del trattamento in condominio: la novità del Garante

Il punto di partenza è una questione giuridica che ha a lungo generato incertezza: il condominio ha soggettività giuridica propria ai fini del GDPR?

Il Garante per la protezione dei dati personali, nel Documento di indirizzo relativo al trattamento dei dati personali nell’ambito del condominio allegato al provvedimento n. 209 del 10 aprile 2025, affronta la questione valorizzando gli indici normativi e giurisprudenziali successivi alla riforma condominiale del 2012. La conclusione è precisa: il condominio può essere considerato titolare del trattamento ai sensi dell’art. 4, paragrafo 1, n. 7, GDPR, per i trattamenti finalizzati alla gestione delle esigenze collettive della comunità condominiale.

Ma — e qui sta la distinzione fondamentale — non tutti i trattamenti che si originano nel contesto condominiale sono imputabili al condominio. Il Garante riconosce che l’amministratore di condominio può essere considerato, a sua volta, titolare autonomo del trattamento per specifici trattamenti legati alla propria attività professionale.

Questa impostazione ha una conseguenza diretta: le informative da rendere disponibili non sono necessariamente una sola.

Le due informative: del condominio e dell’amministratore

L’informativa del condominio riguarda i trattamenti riconducibili alla gestione della cosa comune. Deve descrivere: l’amministrazione delle parti comuni, la convocazione e il funzionamento dell’assemblea, la ripartizione delle spese, la gestione contabile, la conservazione della documentazione condominiale, l’esecuzione delle delibere, i rapporti con fornitori e professionisti incaricati dal condominio, e gli eventuali trattamenti deliberati dall’assemblea — come quelli relativi a sistemi di videosorveglianza o strumenti digitali condominiali.

Questa informativa deve indicare il condominio come titolare, precisare il ruolo dell’amministratore come soggetto attraverso cui il condominio opera, individuare finalità e basi giuridiche, indicare le categorie di dati trattati, i destinatari, i tempi di conservazione e i diritti degli interessati.

L’informativa dell’amministratore riguarda invece i trattamenti che non si esauriscono nella mera imputazione al condominio, ma sono riferibili all’autonoma posizione professionale dell’amministratore. Il Garante include in questa categoria la tenuta dei registri obbligatori, le attività prodromiche ed esecutive alla convocazione dell’assemblea, la corretta conservazione della documentazione, la cooperazione con i terzi creditori, la consegna della documentazione a fine mandato, la stesura dei bilanci. A questi si aggiungono, ove presenti e previa valutazione concreta, i trattamenti connessi all’organizzazione dello studio, alle piattaforme gestionali, ai sistemi di conservazione digitale, ai rapporti con collaboratori e fornitori tecnologici dell’amministratore.

Non si tratta di duplicare inutilmente documenti identici. Si tratta di rappresentare correttamente la realtà giuridica del trattamento, evitando che un’unica informativa indistinta confonda ruoli, responsabilità, finalità e basi giuridiche diverse.

Il problema del modello generico: perché non basta

Un’informativa generica, copiata da un modello standard o sovrabbondante di clausole predeterminate, non è necessariamente più prudente di una specifica. Può anzi diventare una fonte di rischio.

Se l’informativa dichiara trattamenti che il condominio non effettua — ad esempio sistemi di videosorveglianza non installati — crea una discrasia tra il documento e la realtà. Se omette trattamenti effettivi — ad esempio la gestione di una piattaforma digitale condominiale — viola l’obbligo di completezza. Se attribuisce la titolarità al soggetto sbagliato — all’amministratore per trattamenti del condominio, o viceversa — genera confusione sulle responsabilità e sui diritti degli interessati.

Ogni informativa deve essere costruita sulla concreta organizzazione del condominio e dello studio di amministrazione, sui trattamenti effettivamente svolti, sulle tecnologie utilizzate, sui soggetti coinvolti e sulle basi giuridiche realmente applicabili.

Il principio di accountability: dimostrare di aver adempiuto

L’art. 5, paragrafo 2, GDPR introduce il principio di accountability — responsabilizzazione: il titolare del trattamento non solo deve rispettare i principi del regolamento, ma deve essere in grado di comprovarlo.

Applicato alle informative privacy, questo principio produce una conseguenza pratica precisa: non basta avere un’informativa. Bisogna poter dimostrare quando è stata resa disponibile, attraverso quale canale, con quale versione e rispetto a quali categorie di interessati.

In caso di contestazione, reclamo o verifica da parte del Garante, la semplice affermazione “l’informativa c’è” non è sufficiente. Occorre documentare l’adempimento.

Come rendere disponibile l’informativa e come documentarlo

Le modalità concrete di messa a disposizione dell’informativa sono flessibili. Il GDPR e le linee guida del Garante ammettono forme scritte, digitali e anche orali, purché idonee alla funzione informativa prescritta. Ciò che conta è che la scelta sia coerente, proporzionata e — soprattutto — dimostrabile.

Le soluzioni pratiche più adeguate al contesto condominiale includono: la consegna documentata dell’informativa ai nuovi condòmini al momento dell’instaurazione del rapporto; la pubblicazione in un’area riservata del portale condominiale, con accesso tracciabile; l’invio tramite canali tracciabili — email con ricevuta di lettura, PEC; l’allegazione a comunicazioni rilevanti — la prima convocazione di assemblea, la comunicazione di nomina dell’amministratore; la disponibilità presso lo studio dell’amministratore, documentata; l’inserimento nei portali o nelle app condominiali con log di accesso.

Un condòmino presenta reclamo al Garante sostenendo di non aver mai ricevuto l’informativa sulla videosorveglianza installata nel condominio. L’amministratore sostiene di aver sempre reso disponibile l’informativa. Se non può produrre la prova — email con data, estratto del registro delle comunicazioni, screenshot del portale con data di pubblicazione — la sua affermazione non ha valore probatorio. La corretta documentazione dell’adempimento è parte integrante dell’adempimento stesso.

Perché la trasparenza riduce i conflitti condominiali

Il Garante osserva nel proprio documento che in condominio molte contestazioni nascono non soltanto dall’uso illecito dei dati, ma dalla percezione di opacità: il condòmino non sa chi tratta i suoi dati, per quali ragioni, con quali limiti, per quanto tempo e con quali garanzie.

Un’informativa chiara, specifica, aggiornata e correttamente distribuita non è solo un adempimento normativo: è uno strumento di governo del conflitto. Il condòmino che sa come vengono gestiti i suoi dati — chi li tratta, perché, per quanto tempo, chi può accedervi — ha meno motivi di diffidenza e meno ragioni per contestare.

La corretta gestione delle informative privacy in condominio si trasforma così da onere burocratico a presidio di legalità e strumento di trasparenza nella gestione della comunità condominiale.