strumenti e tool per semplificarla

Se la compliance aziendale è un terreno sempre più complesso da presidiare, il motivo non è solo la crescita del numero di normative a cui le organizzazioni devono adeguarsi, ma anche l’estensione del perimetro da governare, che oggi comprende regolamenti europei, disposizioni nazionali, obblighi settoriali e standard volontari come quelli della famiglia ISO.

La sfida della compliance aziendale: tradurre principi in processi operativi

La complessità è ulteriormente amplificata dall’impostazione adottata dal legislatore europeo in normative come GDPR, NIS 2 e Qualifica fornitori.

Invece di prescrivere una lista rigida di adempimenti da eseguire in modo meccanico, le norme definiscono principi, obiettivi e responsabilità generali che ogni organizzazione è chiamata a interpretare e a tradurre nel proprio contesto operativo.

Luca Battini, Head of Product di Innovio, software house italiana che sviluppa e distribuisce la piattaforma Adereo, ci spiega che “L’approccio scelto dal legislatore è comprensibile, perché disciplinare in modo troppo prescrittivo ciò che un’azienda deve fare rischierebbe di rendere la norma obsoleta in tempi brevi. È altrettanto evidente che un approccio di questo tipo trasferisce alle aziende un carico di lavoro rilevante, ovvero un insieme di attività lontane dal loro core business, ma che non possono in alcun modo essere relegate in secondo piano”.

Se, per esempio, NIS 2 impone un processo strutturato di gestione degli incidenti, spetta all’organizzazione progettarlo e implementarlo in modo coerente con i principi della normativa europea, con le linee guida nazionali e con le proprie specificità operative.

L’obiettivo delle aziende è la semplificazione

In azienda, gestire la compliance significa quindi tradurre i principi normativi in un framework interno fatto di processi, attività, responsabilità, controlli, flussi di comunicazione e regole coerenti con il proprio contesto.

È un lavoro che richiede competenze specialistiche e che, proprio per questo, in molte organizzazioni viene affrontato con il supporto di consulenti dedicati.

A quel punto entra in gioco la gestione quotidiana della compliance, che consiste nel tenere insieme documentazione, evidenze, scadenze e attività distribuite tra funzioni diverse dell’azienda.

Anche questo è un compito tutt’altro che banale, anche perché chi ha la responsabilità di presidiare la normativa non possiede quasi mai, da solo, tutte le competenze necessarie per governarne ogni implicazione.

Le aziende avvertono, quindi, un forte bisogno di semplificazione e, dove possibile, di automazione. Il problema è che gli strumenti utilizzati più di frequente non rispondono a questa esigenza: procedure archiviate in cartelle condivise, fogli di calcolo (i classici file Excel) usati per consolidare informazioni, questionari per la qualifica dei fornitori inviati via email e attività distribuite tra persone e reparti senza un unico punto di controllo.

Il risultato è una gestione frammentata, in cui dati, documenti, evidenze e scadenze si disperdono tra file, versioni, allegati e passaggi manuali.

Questa debolezza strutturale impedisce di soddisfare il principio di accountability su cui il legislatore europeo insiste con vigore da anni, poiché non permette all’azienda di dimostrare come abbia messo a terra i principi normativi.

Senza una tracciabilità certa, inoltre, viene a mancare ogni tenuta probatoria: l’utilizzo di strumenti deboli come i fogli di calcolo rende impossibile dare evidenza che una procedura sia parte del DNA aziendale e non sia stata invece creata frettolosamente in occasione del controllo.

Una piattaforma unica per tutta la compliance aziendale: come funziona Adereo

Per Innovio, una gestione efficace della compliance si basa su due elementi complementari. Il primo, come anticipato, è la definizione di un framework interno coerente con le normative a cui l’azienda è soggetta; il secondo, che risponde all’esigenza di semplificazione, è la disponibilità di uno strumento capace di sostenere quel framework nella sua applicazione quotidiana.

Ed è qui che entra in gioco Adereo.

Nella visione di Innovio, Adereo è la cabina di regia di tutte le compliance aziendali. È una piattaforma, un ambiente unico in cui processi, documentazione e attività operative convergono in modo governato e tracciabile.

La piattaforma coordina i diversi attori aziendali, presidia scadenze, obblighi e flussi approvativi e consente di costruire quelle evidenze necessarie a dimostrare, anche in sede ispettiva, che l’organizzazione sta operando in modo strutturato, consapevole e coerente con il framework che ha definito.

Il valore della piattaforma emerge in modo netto quando si passa dalla teoria alla pratica. Se, per esempio, l’azienda ha definito una procedura di gestione degli incidenti, Adereo non si limita a raccoglierla e governarne il ciclo di vita documentale, ma la rende operativa trasformandola in un workflow eseguibile.

L’apertura dell’incidente, la presa in carico, i tempi di valutazione, le eventuali escalation e la chiusura vengono così assegnati ai soggetti competenti, monitorati e tracciati in modo puntuale all’interno della piattaforma.

In questo modo la procedura non resta confinata a un documento, ma si traduce in un processo vivo, eseguito secondo regole definite e supportato da evidenze verificabili nel tempo.

Adereo rende sostenibile la compliance

I manager Innovio sottolineano quanto Adereo non prometta un’automazione tale da sollevare l’organizzazione dall’obbligo di pensare. “Non abbiamo intenzione di dire: acquista la piattaforma, fai queste azioni e sei compliant con la normativa cui sei soggetto – ci spiega Luca Battini – perché sarebbe come tradire il senso delle norme. La nostra piattaforma non dice ai manager come vanno fatte le cose, ma dice cosa va gestito e fornisce loro dei modelli di base e dei workflow che ogni realtà deve poi cucirsi addosso. Solo così si ottiene un bilanciamento corretto tra conformità allo spirito della normativa e semplificazione. Il nuovo modo di lavorare diventa parte del DNA aziendale, rendendo la compliance meno onerosa, più effettiva e dimostrabile”.

La consulenza resta dunque un tassello essenziale. Nonostante la piattaforma fornisca, attraverso i suoi moduli, dei modelli di base, la personalizzazione e la conseguente configurazione della piattaforma richiede comunque un lavoro di analisi, interpretazione e personalizzazione che Innovio può affiancare direttamente con attività di advisory.

Adottare una piattaforma come Adereo significa inoltre dotarsi di un ambiente modulare pensato per governare esigenze di compliance anche molto diverse tra loro.

Da un lato, infatti, la piattaforma supporta processi legati a normative e standard specifici come NIS 2, GDPR o ISO 27001; dall’altro, estende lo stesso approccio a processi e canali regolati che vanno oltre il perimetro delle grandi normative europee, come il modulo per la gestione del Modello Organizzativo 231 e quello dedicato al whistleblowing, da cui peraltro la piattaforma Adereo ha tratto origine.

Articolo realizzato in collaborazione con Innovio