come gestisce il datore di lavoro i contributi del dipendente?

Dal 1° luglio 2026 le aziende devono gestire otto scenari diversi a seconda che il dipendente sia alla prima assunzione o stia cambiando lavoro, e in base alla scelta espressa entro 60 giorni. Sbagliare la classificazione del lavoratore produce conseguenze amministrative e contributive rilevanti.

Dal 1° luglio 2026, ogni nuova assunzione nel settore privato apre un percorso a biforcazioni multiple per l’ufficio del personale. Non si tratta solo di versare il TFR al fondo pensione: ci sono otto scenari diversi da gestire, ciascuno con regole specifiche su cosa versare, a chi e quando. Come gestisce il datore di lavoro i contributi del dipendente dipende innanzitutto da una distinzione preliminare che le aziende devono fare con precisione: il lavoratore è alla sua prima assunzione nel settore privato, o sta semplicemente cambiando datore di lavoro?

La distinzione che cambia tutto: prima assunzione o cambio di azienda?

La prima discriminante è la condizione del lavoratore al momento dell’ingresso in azienda.

È un dipendente di prima assunzione chi non ha mai avuto un rapporto di lavoro subordinato nel settore privato e non ha quindi una posizione di previdenza complementare preesistente. Per questi lavoratori, in assenza di una scelta espressa entro 60 giorni dall’assunzione, scatta l’adesione automatica alla previdenza complementare.

È un dipendente non di prima assunzione chi sta cambiando datore di lavoro dopo aver già avuto precedenti rapporti di lavoro. Per questi lavoratori le regole sono diverse: il nuovo datore deve innanzitutto acquisire in modo formale le informazioni sulle scelte effettuate in precedenza e continuare a gestirle.

Sbagliare questa classificazione produce conseguenze concrete: versamenti errati, fondi sbagliati, contribuzioni non dovute o omesse.

I quattro scenari per i dipendenti di prima assunzione

Scenario 1 — Silenzio entro 60 giorni: adesione automatica. Se il lavoratore non esprime alcuna scelta entro i 60 giorni dall’assunzione, il datore di lavoro deve versare il 100% del TFR e la contribuzione a carico sia del dipendente sia dell’azienda al fondo pensione negoziale applicabile. Se in azienda convivono più fondi negoziali, il destinatario è quello a cui ha aderito la maggior parte dei lavoratori. In assenza di un fondo negoziale, il fondo competente è Cometa. La decorrenza dell’obbligo di versamento retroagisce alla data dell’assunzione — non a quella in cui scadono i 60 giorni.

Eccezione: se la retribuzione annua lorda del dipendente è inferiore all’importo dell’assegno sociale INPS — nel 2026 pari a 7.101,12 euro — il lavoratore può decidere di versare solo il 100% del TFR e la contribuzione datoriale, escludendo la propria quota contributiva.

Scenario 2 — Scelta di lasciare il TFR in azienda. Se il lavoratore esprime esplicitamente la volontà di non aderire alla previdenza complementare e di mantenere il TFR secondo le regole ordinarie, il datore di lavoro deve accantonarlo in azienda oppure trasferirlo al Fondo di tesoreria dell’INPS, a seconda delle dimensioni della forza lavoro aziendale.

Scenario 3 — Adesione a un fondo pensione diverso da quello negoziale. Se il lavoratore sceglie di aderire a un fondo pensione aperto o a un piano individuale pensionistico diverso dal fondo negoziale previsto dalla contrattazione, il datore di lavoro deve versare solo il 100% del TFR e l’eventuale contributo a carico del lavoratore. In questo caso l’azienda non ha alcun obbligo di versare la propria quota contributiva, non essendo vincolata dalla contrattazione collettiva per quel fondo specifico.

Scenario 4 — Adesione esplicita al fondo negoziale. Se il lavoratore aderisce esplicitamente alla forma pensionistica collettiva prevista dagli accordi, il datore di lavoro deve trasferire o il solo TFR integrale oppure anche la contribuzione a carico di azienda e dipendente, in base alle indicazioni fornite dal lavoratore stesso e alle previsioni del contratto collettivo applicabile.

I quattro scenari per i dipendenti non di prima assunzione

Per questi lavoratori il punto di partenza è diverso: il datore di lavoro deve prima acquisire formalmente — non verbalmente, ma per iscritto e in modo documentabile — le informazioni sulle scelte effettuate nei rapporti di lavoro precedenti.

Scenario 1 — Riscatto integrale della posizione precedente. Se il lavoratore dichiara di aver riscattato interamente la propria posizione di previdenza complementare maturata in precedenza, è come se ricominciasse da zero. Torna ad essere assimilabile a un lavoratore di prima assunzione e deve effettuare nuovamente la scelta sulla previdenza complementare, compresa la possibilità di adesione automatica. Il datore di lavoro si trova quindi nella stessa posizione prevista per i dipendenti di prima assunzione e deve applicare i quattro scenari descritti sopra.

Scenario 2 — TFR mantenuto in azienda nel rapporto precedente. Se il lavoratore comunica di aver scelto in precedenza di mantenere il TFR in azienda senza aderire ad alcun fondo, il nuovo datore di lavoro è tenuto a proseguire quella stessa scelta. Non può cambiarla unilateralmente. Il lavoratore può però modificarla in qualsiasi momento — anche all’inizio del nuovo rapporto — comunicando la propria nuova volontà.

Scenario 3 — Posizione attiva presso un fondo pensione, non integralmente riscattata. Se il lavoratore ha già una posizione aperta presso un fondo pensione complementare e non l’ha riscattata, il nuovo datore di lavoro deve trasferire il TFR a un fondo pensione. Il lavoratore ha 60 giorni dall’assunzione per indicare quale fondo destinatario. Le opzioni sono due: può scegliere qualsiasi fondo pensione con versamento del 100% del TFR o della diversa percentuale stabilita dall’accordo collettivo; oppure, per i lavoratori iscritti alla previdenza obbligatoria prima del 29 aprile 1993 in assenza di accordo collettivo, con una percentuale non inferiore al 50%. Il lavoratore può anche scegliere di aderire al fondo negoziale applicabile, nel qual caso l’azienda deve versare anche la contribuzione oltre al TFR.

Scenario 4 — Posizione attiva ma nessuna indicazione del fondo entro 60 giorni. Se il lavoratore ha già una posizione di previdenza complementare ma non indica alcun fondo entro i 60 giorni dall’assunzione, si applica anche per lui il meccanismo dell’adesione automatica: il 100% del TFR viene versato al fondo pensione negoziale, secondo le stesse regole previste per i lavoratori di primo impiego.

Cosa devono fare concretamente le aziende

Il rischio operativo principale non è la complessità delle regole in sé, ma l’errore nella fase iniziale — la classificazione del lavoratore e la raccolta delle informazioni sulle scelte pregresse.

Per i dipendenti di prima assunzione, il processo è relativamente lineare: informativa obbligatoria all’ingresso, attesa di 60 giorni, gestione del silenzio o della scelta espressa.

Per i dipendenti non di prima assunzione, il processo è più articolato. L’azienda deve raccogliere una dichiarazione scritta dal lavoratore sullo stato della sua posizione previdenziale precedente — se ha mantenuto il TFR in azienda, se ha aderito a un fondo, se ha riscattato. Senza questa informazione, non è possibile applicare correttamente le regole. E se la dichiarazione è errata o incompleta, le conseguenze ricadono sull’azienda.

La gestione documentale diventa quindi un elemento di compliance, non una formalità. I processi di onboarding devono prevedere una raccolta strutturata di queste informazioni, con tracciabilità delle scelte espresse e delle comunicazioni fatte al lavoratore. Un fascicolo previdenziale del dipendente — che riporti la classificazione, le scelte effettuate, le date e i versamenti eseguiti — è lo strumento minimo per gestire correttamente queste situazioni ed eventualmente difendersi in caso di contestazioni.