Come intelligenza artificiale e qualità degli spazi ridefiniscono l’ufficio del futuro — idealista/news

Il grande interrogativo degli ultimi anni — tornare in ufficio sì o no — sta cedendo il posto a una domanda più sofisticata: come rendere gli spazi di lavoro davvero efficaci, misurabili e attrattivi? È la conclusione più rilevante che emerge dal Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 di JLL, lo studio che ogni anno fotografa lo stato del workplace a livello globale, coinvolgendo 84 grandi aziende con oltre 66 milioni di metri quadri di portafogli immobiliari distribuiti tra Nord America, Europa, Asia-Pacifico e America Latina. Il quadro che ne emerge è quello di un settore in piena maturazione, in cui la gestione degli spazi non è più una questione logistica ma una leva strategica al crocevia tra real estate, organizzazione del lavoro, tecnologia ed employee experience.

Dati sì, ma il gap da colmare è ancora ampio

Il tema dei dati domina la scena. Per il terzo anno consecutivo l’ottimizzazione del portafoglio immobiliare si conferma la priorità assoluta per il 71% delle organizzazioni. Ma la vera novità del 2026 è che a crescere maggiormente in importanza non sono gli obiettivi di riduzione dei costi, bensì quelli legati alla qualità delle informazioni: il miglioramento dell’accuratezza dei dati sugli spazi (69%) e delle attività di reporting (68%) scalano la classifica delle priorità, segnando un cambio culturale profondo. Le aziende non vogliono solo tagliare, vogliono capire.

Tuttavia, tra le ambizioni dichiarate e le capacità operative esiste ancora un divario significativo. Solo il 52% delle organizzazioni valuta le proprie competenze di gestione dati come “buone o eccellenti”, e ben l’11% non conduce alcun tipo di audit sui propri spazi. Un quarto delle aziende non ha ancora implementato programmi strutturati di data governance, una lacuna che rischia di trasformarsi in un handicap competitivo in un mercato sempre più guidato dall’evidenza. Il dato positivo è che il 90% delle organizzazioni utilizza oggi dati di occupancy per orientare le decisioni di space planning, contro il 70% del 2025: un salto in un solo anno che testimonia l’accelerazione del cambiamento. Le aziende più avanzate, del resto, stanno già andando oltre i sistemi tradizionali basati su badge e accessi, adottando sensori, sistemi di prenotazione e video analytics capaci di tracciare l’utilizzo spazio per spazio, quasi in tempo reale.

L’intelligenza artificiale è la frontiera, ma il percorso è appena cominciato

Se i dati sono il carburante, l’intelligenza artificiale è il motore che ancora stenta a partire. Solo il 30% delle organizzazioni utilizza oggi applicazioni di AI nell’ambito dell’occupancy planning, mentre oltre il 70% si trova ancora in fase di studio, sperimentazione o valutazione. Il dato più eloquente è quello relativo alla maturità dei progetti: soltanto l’8% ha raggiunto fasi avanzate di ottimizzazione o scaling delle soluzioni AI, a conferma che siamo ancora ai primissimi passi di una trasformazione destinata a essere profonda.

Tra chi ha già avviato progetti concreti, gli utilizzi più diffusi riguardano l’automazione della raccolta dati e delle attività di reporting (26%) e la previsione dei futuri fabbisogni di spazio (19%). Le barriere che frenano l’adozione sono molteplici e di natura diversa: la privacy e la sicurezza dei dati preoccupano il 70% delle organizzazioni, i costi di implementazione il 46% e la difficoltà di integrazione con i sistemi esistenti il 45%. Ma c’è un quarto ostacolo, forse il più rivelatore: il 34% delle aziende indica la scarsa qualità dei propri dati come freno all’adozione dell’AI. Il messaggio è chiaro — non si può costruire intelligenza artificiale su fondamenta fragili. Le organizzazioni che oggi investono in data governance stanno costruendo, mattone dopo mattone, il vantaggio competitivo di domani.

Il ritorno in ufficio diventa strutturato: meno improvvisazione, più regole

Per la prima volta dall’inizio della pandemia, il divario tra l’utilizzo effettivo degli uffici e gli obiettivi aziendali si riduce in modo significativo: da 25 a 18 punti percentuali. A livello globale il tasso medio di utilizzo degli uffici raggiunge il 56%, in crescita rispetto al 54% del 2025 e al 49% del 2024. Parallelamente, il lavoro completamente remoto si è quasi dimezzato, passando dal 18% al 10%.

Il dato che più colpisce, però, non è tanto il numero di giorni in ufficio in sé, quanto la strutturazione delle politiche aziendali che lo governa. La fascia di presenza compresa tra tre e quattro giorni settimanali è aumentata dal 36% al 55% in un solo anno, un balzo di 19 punti percentuali che non ha precedenti. Oggi il 62% delle aziende richiede un numero fisso di giorni di presenza, contro il 49% del 2025, e il 70% dei dipendenti frequenta l’ufficio tra tre e cinque giorni alla settimana. Il lavoro ibrido sta perdendo la sua connotazione anarchica per diventare un modello maturo, con regole condivise e obiettivi misurabili.

Le differenze geografiche restano marcate. L’area EMEA, che include l’Europa, si distingue per una maggiore diversità di approcci, riflettendo le variazioni culturali e organizzative che caratterizzano il continente. Nel complesso, il 60% dei lavoratori europei frequenta l’ufficio tra tre e cinque giorni a settimana, una quota inferiore rispetto alle Americhe e all’Asia-Pacifico, dove la percentuale oscilla tra il 71% e il 78%.

Lo spazio si trasforma: meno scrivanie assegnate, più luoghi per collaborare

La nuova filosofia del workplace si riflette concretamente nella progettazione degli spazi. Le aziende stanno progressivamente riducendo uffici privati e postazioni fisse per fare spazio ad ambienti più flessibili e condivisi. Il 41% delle organizzazioni sta aumentando la presenza di phone booth — le cabine insonorizzate per chiamate e videoconferenze — mentre il 30% investe in focus room e piccoli ambienti dedicati alla concentrazione individuale. Crescono le aree collaborative e gli spazi multifunzionali, capaci di adattarsi a esigenze diverse nel corso della stessa giornata.

In Italia questo orientamento trova una conferma culturale solida: già nel 2025 il 44% dei lavoratori italiani aveva dichiarato di considerare la collaborazione in presenza il principale valore aggiunto del workplace. L’ufficio, nella percezione degli italiani, è il luogo del confronto, dell’apprendimento informale e della costruzione di quella cultura aziendale che nessuno strumento digitale riesce del tutto a replicare.

La qualità dell’esperienza lavorativa: il fattore che nessuno può più ignorare

L’ultimo — e forse il più rilevante — dei cinque trend individuati dal report riguarda la workplace experience, ovvero la qualità complessiva dell’esperienza che l’ufficio è in grado di offrire. Migliorare la presenza dei dipendenti è oggi una priorità per il 61% delle organizzazioni, mentre il 65% indica il miglioramento degli standard workplace tra gli obiettivi strategici delle proprie politiche immobiliari. Il 74% delle aziende identifica nell’ottimizzazione dell’utilizzo degli spazi il principale obiettivo dei programmi di lavoro ibrido.

L’Italia presenta su questo fronte un profilo peculiare e, per certi versi, paradossale. Il 79% dei lavoratori italiani considera il work-life balance una priorità assoluta: è il dato più elevato dell’intera area EMEA, e segnala un’attenzione alla qualità della vita professionale e personale che non ha eguali in Europa. Eppure, a questa sensibilità corrisponde una marcata insoddisfazione per il contesto in cui si lavora: solo il 43% dei lavoratori italiani si dichiara soddisfatto della vivacità del quartiere in cui si trova il proprio ufficio, contro una media globale del 62%. L’attrattività dell’ufficio, dunque, non dipende più solo dall’edificio in sé — dai suoi arredi, dalla sua tecnologia, dalla sua luminosità — ma dall’intero ecosistema urbano che lo circonda: servizi, accessibilità, qualità della vita nel raggio di pochi isolati.

La visione: integrare persone, spazi e tecnologia

“Il workplace sta vivendo una trasformazione che va ben oltre il dibattito sullo smart working”, commenta Silvia Impelluso, Head of Workplace Advisory di JLL Italia. “Le aziende stanno comprendendo che qualità dell’esperienza, utilizzo degli spazi, dati e tecnologie devono essere gestiti in modo integrato. Le società che sapranno allineare esigenze delle persone, progettazione degli spazi e innovazione tecnologica saranno quelle meglio posizionate per attrarre talenti e sostenere la propria crescita nel lungo periodo.”