In caso di assenze temporanee dovute a ferie, urgenti motivi personali oppure a un improvviso stato di malattia, la gestione delle riunioni può richiedere soluzioni organizzative flessibili. In questi casi, l’amministratore di condominio può farsi sostituire in assemblea da un proprio collaboratore di studio o da un professionista esterno unicamente a condizione che il regolamento condominiale non lo vieti o ne preveda l’autorizzazione. La figura delegata può presenziare unicamente per illustrare i punti all’ordine del giorno o per prestare supporto tecnico nella stesura del verbale. Il sostituto non acquisisce in alcun modo la qualifica legale del titolare dell’incarico e, per legge, non possiede alcun diritto di voto.
L’amministratore di condominio può farsi sostituire?
Sì, l’amministratore di condominio può farsi sostituire temporaneamente da un’altra persona in caso di impedimento, a meno che il regolamento condominiale o la delibera di nomina non lo vietino espressamente.
Questa facoltà si fonda sulle norme del Codice Civile relative al contratto di mandato. Le regole della sostituzione sono le seguenti:
- impedimento temporaneo: la sostituzione è consentita per assenze brevi o motivi di salute, non per cedere l’incarico a tempo indeterminato;
- responsabilità: l’amministratore titolare resta il diretto responsabile dell’operato del suo sostituto di fronte ai condòmini;
- limiti statutari: il regolamento del fabbricato può precludere del tutto la presenza di un vice o di un sostituto.
Perché è vietata la cessione dell’incarico
L’amministratore di condominio viene scelto dall’assemblea tramite apposita votazione. L’incarico non può essere ceduto a terzi poiché si tratta di un rapporto basato sulla fiducia personale (intuitu personae): i condòmini accordano la propria preferenza a un professionista specifico per le sue competenze, l’onestà e le capacità gestionali. Entrando nello specifico i motivi del divieto sono i seguenti:
- contratto di mandato: per legge, l’amministratore di condominio è assimilato a un mandatario e deve eseguire l’incarico personalmente;
- nessun passaggio automatico: l’amministratore di condominio non può vendere, donare o trasferire il proprio portafoglio clienti a un collega o a una società senza il previo voto favorevole dei proprietari;
- tutela dei proprietari: i condòmini hanno il diritto insindacabile di scegliere da chi farsi amministrare e non possono subire decisioni calate dall’alto;
- nullità degli accordi privati: qualsiasi atto di cessione dello studio o cessione di contratto tra professionisti non ha alcun valore legale verso il condominio in assenza di una delibera assembleare di nomina del nuovo soggetto.
Presenza dei collaboratori in assemblea
L’amministratore può delegare a un collaboratore o dipendente la gestione di mansioni operative o la presenza alle riunioni. Tuttavia, la normativa stabilisce limiti precisi sulla conduzione dell’assemblea e sulla gestione del voto.
Un collaboratore può presenziare per supportare l’amministratore (ad esempio nella redazione del verbale, nella verifica delle presenze o nella proiezione di documenti), previo consenso dei presenti all’ammissione di un soggetto estraneo.
Se l’amministratore è del tutto assente, il collaboratore può illustrare i punti all’ordine del giorno, ma non assume la qualifica né i poteri legali dell’amministratore di condominio.
Il nodo delle deleghe e i conflitti d’interesse
Un tema centrale e spesso oggetto di discussione riguarda la rappresentanza dei condòmini in assemblea. Bisogna chiarire con fermezza un dubbio che hanno in molti: l’amministratore di condominio può avere deleghe? La risposta è rigorosamente no. L’art 67 deleghe condominiali (tratto dalle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile) sancisce il divieto di delega all’amministratore di condominio, impedendogli in modo assoluto di rappresentare i proprietari e votare al loro posto.
Per quanto riguarda i collaboratori di studio, la situazione presenta alcune sfumature giuridiche:
- validità formale: il divieto esplicito si applica direttamente alla persona dell’amministratore. Un condòmino può teoricamente conferire delega scritta a un dipendente dello studio per farsi rappresentare;
- rischio di conflitto di interessi: se il collaboratore vota su argomenti delicati (come la conferma dell’amministratore di condominio stesso o l’approvazione del rendiconto contabile), la delibera diventa ad alto rischio impugnazione. I condòmini dissenzienti possono far valere in tribunale il fatto che il voto del collaboratore non fosse neutrale, ma inevitabilmente condizionato dal vincolo di subordinazione economica con il suo datore di lavoro.
Sostituto vs dipendente: quali sono le differenze
La differenza fondamentale tra sostituto e dipendente risiede nell’autonomia decisionale, nel ruolo istituzionale e nel grado di responsabilità legale nei confronti del condominio.
| Caratteristica | Il sostituto dell’amministratore | Il dipendente di studio |
| Ruolo | Agisce in nome e per conto dell’amministratore nei periodi di assenza | Ausiliario interno con mansioni puramente esecutive e pratiche |
| Potere decisionale | Sub-mandatario (richiede base regolamentare o delibera dell’assemblea) | Dipendente subordinato o collaboratore dello studio professionale |
| Responsabilità | L’amministratore risponde del suo operato verso i condòmini ex art. 1717 c.c. | Risponde esclusivamente verso il titolare dello studio |
Società di amministrazione: come funziona la sostituzione?
La riforma del condominio ha introdotto la possibilità di affidare l’incarico di amministratore di condominio a una società di persone (S.n.c., S.a.s.) o di capitali (S.r.l., S.p.A.), come stabilito dall’articolo 71-bis delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile. In questo scenario, le dinamiche relative alla sostituzione e ai collaboratori seguono regole specifiche.
Quando l’assemblea nomina una società, il contratto di mandato intercorre direttamente tra il condominio e l’entità societaria, non con i singoli individui che vi lavorano. Di conseguenza:
- operatività dei soci e dipendenti: il lavoro quotidiano, la gestione dei fornitori e persino la presenza in assemblea possono essere svolti da soci, amministratori della società o dipendenti designati. In questo caso non si parla di sostituzione non autorizzata, poiché è la struttura societaria nel suo complesso ad aver ricevuto il mandato;
- legale rappresentante: tutte le funzioni che richiedono firma legale, rappresentanza in giudizio o apertura di conti correnti devono comunque far capo al legale rappresentante della società iscritto al registro delle imprese;
- applicazione dei divieti di delega: anche nel caso delle società, il divieto di delega all’amministratore di condominio sancito dall’art 67 deleghe condominiali rimane pienamente operativo. Nessun socio, legale rappresentante o dipendente della società amministratrice può ricevere deleghe di voto dai condòmini durante le assemblee.
Amministratore di condominio in ferie o malato: chi gestisce?
La continuità di gestione del fabbricato varia in base all’entità dell’impedimento, alla durata dell’assenza e all’organizzazione interna dello studio professionale.
Assenze brevi e ferie programmate
L’amministratore mantiene la carica legale a tutti gli effetti. La struttura dello studio gestisce la routine contabile, la risposta alle e-mail e i pagamenti ordinari. Per le emergenze tecniche durante i periodi di chiusura, vengono messi a disposizione dei condòmini i contatti diretti dei fornitori convenzionati (ascensoristi, elettricisti, ditte di spurgo).
Malattia prolungata o grave impedimento
Se l’impossibilità di svolgere l’incarico si protrae per lungo tempo, subentra l’eventuale vice-amministratore nominato in precedenza dall’assemblea. In mancanza di questa figura, ciascun condòmino può attivarsi per convocare d’urgenza un’assemblea straordinaria per nominare un amministratore facente funzioni o un nuovo professionista.
Emergenze ed interventi urgenti senza l’amministratore
In caso di imminente pericolo (es. rottura di una condotta idrica principale) e contestuale irreperibilità dell’amministratore, l’articolo 1134 del Codice Civile autorizza i singoli condòmini a ordinare e sostenere spese urgenti per le parti comuni, mantenendo il diritto al completo rimborso delle somme anticipate.
Sostituzione non autorizzata: quali sono i rischi?
Se l’amministratore di condominio persona fisica ricorre a un sostituto senza il preventivo consenso dell’assemblea o in assenza di chiare previsioni nel regolamento condominiale, si espone a gravi conseguenze sul piano della responsabilità civile.
- responsabilità patrimoniale diretta: in base all’articolo 1717 del Codice Civile, l’amministratore di condominio risponde con il proprio patrimonio personale di qualsiasi danno, errore contabile, ritardo nei pagamenti o disservizio causato dal sostituto da lui scelto autonomamente;
- perdita del compenso ed esborso personale: i costi dovuti per il compenso del sostituto rimangono a carico esclusivo dello studio e non possono in alcun modo essere addebitati nel bilancio condominiale;
- revoca immediata per giusta causa: la sostituzione arbitraria e priva di giustificazione viola irrimediabilmente il vincolo di fiducia (intuitu personae). L’assemblea dei condòmini può deliberare la revoca immediata dall’incarico per giusta causa, senza dover riconoscere gli onorari per i mesi che mancavano alla naturale scadenza del contratto.
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Pierpaolo Molinengo
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