Nella mediazione telematica il verbale si firma sempre con firma digitale?

Il CNF con il parere n. 18/2026 chiarisce che nella mediazione svolta anche solo parzialmente in modalità telematica il verbale deve essere formato su documento informatico e sottoscritto digitalmente da tutte le parti — anche da chi era fisicamente presente. Non è ammessa una doppia modalità di firma, analogica per i presenti e digitale per i remoti.

Una parte partecipa alla mediazione in presenza nello studio del mediatore. L’altra si collega da remoto. Si raggiunge un accordo. Il mediatore prepara il verbale: lo firma digitalmente chi era collegato online, e con penna chi era fisicamente lì. È ammissibile?

La risposta alla domanda su se nella mediazione telematica il verbale si debba firmare sempre con firma digitale è sì — se almeno una parte ha partecipato da remoto. Il Consiglio Nazionale Forense, con il parere n. 18/2026 pubblicato sul sito del Codice deontologico, chiude la questione: nella mediazione mista non esiste una doppia modalità di sottoscrizione. Tutti firmano digitalmente, anche chi era presente di persona.

Le due modalità di mediazione: presenza e telematica

Il punto di partenza è la distinzione tra le due modalità previste dalla normativa vigente — il D.Lgs. n. 149/2022 che ha modificato il D.Lgs. n. 28/2010.

La prima è la mediazione in presenza: tutte le parti, i legali e il mediatore si trovano fisicamente nello stesso luogo. In questo caso il verbale viene formato analogicamente — su carta — e sottoscritto analogicamente da tutti i presenti. Regole classiche, nessuna novità.

La seconda è la mediazione telematica, disciplinata dal nuovo art. 8-bis del D.Lgs. n. 28/2010: si applica ogni volta che almeno una parte partecipa da remoto, anche se tutte le altre sono presenti fisicamente. Non occorre che tutti siano online: basta che uno lo sia.

La regola nella mediazione telematica: firma digitale per tutti

Quando la mediazione è telematica — anche solo parzialmente — scatta un regime giuridico diverso e unitario. L’art. 8-bis, commi 1, 2 e 3, del D.Lgs. n. 28/2010 stabilisce che:

gli atti del procedimento di mediazione svolta in modalità telematica sono formati su documento informatico; sono sottoscritti nel rispetto del D.Lgs. n. 82/2005 — il Codice dell’Amministrazione Digitale; la loro conservazione avviene con modalità telematiche.

Questo regime si applica a tutti i partecipanti, senza distinzione tra chi è in presenza e chi è da remoto. Non esiste una disposizione che consenta un regime “ibrido” per il verbale: o è tutto analogico o è tutto digitale.

Il CNF è esplicito: nella mediazione telematica “il verbale dell’incontro, ove vi sia il consenso di tutte le parti, deve essere sottoscritto digitalmente da tutte le parti, sia che esse abbiano partecipato in presenza sia che abbiano partecipato da remoto”.

Perché non è ammessa la doppia modalità di firma

Il quesito del Consiglio dell’Ordine di Pescara era preciso: si chiedeva se fosse possibile che chi era fisicamente presente firmasse con penna su carta e chi era collegato da remoto firmasse digitalmente.

Il CNF risponde negativamente per una ragione di coerenza normativa: il documento informatico non può coesistere con la sottoscrizione analogica. Se il verbale è formato come documento informatico — come richiede l’art. 8-bis — la firma deve essere apposta in modo compatibile con quella natura. Una firma autografa su carta presuppone un documento cartaceo, non informatico. Le due modalità sono strutturalmente incompatibili.

Due imprenditori si confrontano in mediazione per una controversia contrattuale. Uno è a Milano in presenza, l’altro è a Napoli collegato via videoconferenza. Si accordano. Il mediatore forma il verbale. Anche l’imprenditore milanese — fisicamente presente — deve apporre la propria firma digitale sul documento informatico. Non può firmare su carta e poi scannerizzare: la sottoscrizione deve avvenire nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale.

Il problema pratico: chi non ha la firma digitale

Un ostacolo frequente è che le parti — spesso persone fisiche o piccoli imprenditori — non dispongono di una firma digitale propria. Il CNF anticipa questo problema e indica la soluzione.

L’art. 6, comma 1, lettera q), del D.M. n. 150/2023 impone agli organismi di mediazione di garantire la disponibilità di un sistema per lo svolgimento telematico della procedura idoneo ad assicurare le funzionalità previste dall’art. 8-bis — e quindi anche di sistemi di firma digitale “one shot”. Questi sistemi consentono la sottoscrizione del verbale e degli accordi anche alle parti che non sono dotate di firma digitale propria.

La firma “one shot” — detta anche firma remota o firma elettronica qualificata monouso — è una soluzione tecnologica che permette di apporre una firma digitale valida senza disporre di un dispositivo fisico dedicato. L’organismo di mediazione deve mettere questo strumento a disposizione delle parti che ne hanno bisogno.

Le conseguenze pratiche per avvocati e mediatori

Per gli avvocati che assistono le parti in mediazione telematica: devono verificare che l’organismo di mediazione prescelto sia dotato dei sistemi di firma digitale “one shot” per le parti che non ne dispongono. Presentarsi a una sessione telematica senza aver chiarito questo aspetto rischia di creare problemi al momento della sottoscrizione del verbale.

Per i mediatori e gli organismi di mediazione: devono adeguare le proprie procedure interne alla regola chiarita dal CNF. Verbali formati in parte analogicamente e in parte digitalmente non sono conformi alla normativa quando la sessione è telematica anche solo per una parte. Il sistema informatico deve supportare la firma digitale di tutti i partecipanti.

Per le parti: chi partecipa da remoto o chi si trova in presenza ma la sessione è telematica deve sapere che firmerà digitalmente. È utile verificare in anticipo con l’organismo di mediazione come avverrà la sottoscrizione — se tramite propria firma digitale o tramite il sistema “one shot” messo a disposizione dall’organismo.