Autentica di firma dal notaio, a cosa serve e quando si deve fare — idealista/news

Nella vita quotidiana capita spesso di dover certificare la propria sottoscrizione su documenti importanti, ad esempio su dichiarazioni o accordi tra privati. In questo contesto, cosa si intende per autentica di firma dal notaio? Si tratta dell’attestazione formale tramite cui il pubblico ufficiale certifica che una firma è stata apposta, in sua presenza e previa identificazione, da un soggetto. Tramite questo processo, si eleva il documento a scrittura privata autenticata: il notaio verifica l’identità del firmatario, accerta la firma ed effettua il controllo di legalità, poiché non può autenticare atti contrari a norme imperative, all’ordine pubblico o al buon costume.

Cos’è l’autentica di firma al notaio

Con il termine autentica di firma si individua un istituto, disciplinato dall’articolo 2703 del Codice Civile, con cui il notaio attesta che una firma è stata apposta in sua presenza, dopo aver verificato l’identità del soggetto che ha provveduto alla sottoscrizione. In questo modo, si ottiene una scrittura privata autenticata, dal maggior valore probatorio: prevede infatti la piena prova della firma apposta, fino a querela di falso.
Affinché l’autenticazione sia valida, è però indispensabile che:

• il notaio, in qualità di pubblico ufficiale, accerti l’identità del firmatario prima della sottoscrizione;
• la firma venga apposta davanti al notaio, perché non è possibile autenticare firme già presenti, fatte altrove;
• il notaio verifichi che gli accordi sottoscritti non violino norme imperative, l’ordine pubblico o il buon costume.

Che differenza c’è tra l’autentica notarile e l’autentica di firma amministrativa

Quando si ha la necessità di far certificare una sottoscrizione, spesso si tende a confondere l’autentica notarile con l’autentica di firma amministrativa. Pur basandosi entrambe sull’identificazione del firmatario, si tratta in realtà di due istituti con finalità, limiti legali e campi d’applicazione diversi:

• l’autenticazione notarile, appunto disciplinata dall’articolo 2703 del Codice Civile, è la procedura con cui il notaio attesta che la firma è stata apposta in sua presenza, previa la verifica dell’identità del firmatario. Il notaio è tenuto a un rigoroso controllo di legalità sul documento, ai sensi dell’articolo 28 della Legge Notarile;
• l’autenticazione di firma amministrativa, regolata dall’articolo 21 del D.P.R. 445/2000, è invece una procedura in cui un pubblico ufficiale incaricato verifica la firma e l’identità del firmatario senza entrare nel merito del contenuto. Di norma, viene utilizzata per dichiarazioni destinate a soggetti privati – come banche o assicurazioni – o per deleghe alla riscossione di benefici economici.

Chi può fare l’autentica della firma

Ma chi può richiedere l’autenticazione di una firma e chi, soprattutto, può espletare questo processo? Innanzitutto, è necessario comprendere chi possa richiedere di certificare una sottoscrizione. In linea generale, può procedere chiunque abbia la capacità e la legittimazione giuridica a sottoscrivere quello specifico atto, purché venga adeguatamente identificato. I requisiti fondamentali sono:

• avere la capacità di agire per l’atto in questione, o agire tramite chi ne ha la rappresentanza legale, come i genitori per i minori;
• presentare un documento di identità valido;
• essere presenti al momento della firma, di fronte al notaio o al pubblico ufficiale.

E sempre in merito all’autentica di firma, chi può farla? A seconda della natura del documento e all’eventuale ente a cui è destinato, intervengono:

• Il notaio, che ha competenza generale per l’autentica notarile su qualsiasi scrittura privata, nel rispetto del controllo di legalità;
• il segretario comunale o l’impiegato dell’anagrafe, che si occupano dell’autentica della firma in Comune, nel caso di istanze, dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà, nei limiti previsti dal D.P.R. 445/2000;
• il cancelliere del tribunale, limitatamente alle sottoscrizioni per le quali la legge o i regolamenti giudiziari prevedono espressamente la sua competenza;
• il console italiano, nei limiti delle funzioni notarili attribuite dalla normativa consolare ai sensi del D.Lgs. 71/2011;
• i soggetti abilitati – come uffici comunali e STA – per la specifica e limitata autenticazione degli atti di alienazione dei veicoli, ai sensi dell’articolo 7 del D.L. 223/2006.

Come si fa l’autenticazione della firma

Affinché il processo di autenticazione della firma sia valido, è necessario seguire alcuni passaggi inderogabili. Il primo è quello dell’identificazione del firmatario da parte del notaio, tramite l’attenta verifica dei documenti d’identità forniti. Dopodiché si procede all’apposizione della firma, sempre in presenza del notaio e del pubblico ufficiale.

Tuttavia, il processo non si conclude con la firma. È infatti anche necessario che venga apposta:

• l’autenticazione successiva. Come previsto dall’articolo 72 della Legge Notarile, questa deve contenere la dichiarazione che le firme sono state fatte in presenza del notaio, indicando il luogo e la data;
• la firma del notaio.

Quando si può richiedere l’autenticazione della firma

L’autenticazione della firma si può rendere necessaria in molte situazioni, come nel caso di deleghe per la riscossione di benefici, dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà verso privati, procedure speciali, passaggi di proprietà di veicoli o autorizzazioni varie. 

In linea generale, l’autentica può essere richiesta ogni volta che si desidera attribuire a un documento certezza assoluta sulla provenienza della sottoscrizione e sulla data dell’accordo, evitando che la controparte possa disconoscere la propria firma. In alcuni casi, inoltre, l’intervento del notaio è un obbligo stabilito dalla legge, sia per la registrazione di scritture private a fini fiscali e di opponibilità, sia per poter compiere specifici adempimenti pubblicitari. Più nello specifico, la procedura è principalmente richiesta per:

• gli atti societari, come la cessione di quote di una S.r.l., per le quali è possibile procedere mediante scrittura privata autenticata dal notaio oppure, nei casi previsti dalla legge, mediante atto sottoscritto con firma digitale e depositato tramite un intermediario abilitato;
• il rilascio di specifiche procure che, in base all’articolo 1392 del Codice Civile, devono avere la stessa forma prescritta per il contratto che si andrà a stipulare;
• i preliminari di compravendita, qualora si voglia procedere alla loro trascrizione nei Registri Immobiliari ai sensi dell’articolo 2645-bis del Codice Civile;
• gli atti dispositivi o le quietanze di pagamento, quando le parti vogliono blindare la certezza della data e l’autenticità delle firme.

Come funziona l’autentica di firma su un documento in lingua straniera

Un dubbio frequente riguarda la possibilità di procedere alla verifica delle firme su documenti esteri. In altre parole, il notaio può procedere all’autentica di firma su un documento in lingua straniera? Molto dipende dalle competenze dello stesso professionista:

• se il notaio conosce la lingua in cui è redatto l’atto, può procedere direttamente all’autenticazione. La relata potrà essere redatta nella medesima lingua o in italiano, con la menzione del notaio che ha compreso il testo;
• se il notaio non conosce la lingua, è obbligatorio allegare al documento una traduzione asseverata, affinché si possa comprendere il testo ed effettuare il necessario controllo di legalità.

Quando si rende necessaria una traduzione asseverata, come nel caso di documenti da inserire nei pubblici registri, sarà necessario il giuramento da parte di chi la effettua, affinché si abbia certezza che il testo sia stato tradotto fedelmente e integralmente.

Chi conserva l’autentica di firma del notaio

Infine, chi conserva il documento dopo l’autenticazione della firma? In base all’articolo 72 della Legge Notarile, la regola generale è quella della restituzione: completate le formalità, l’originale della scrittura privata viene restituito alle parti. 

Tuttavia, lo stesso articolo 72 prevede delle eccezioni: se l’atto è soggetto a pubblicità nei Registri Immobiliari o nel Registro delle Imprese, oppure se le parti ne richiedono espressamente la conservazione, il notaio trattiene l’originale a raccolta. Alla cessazione definitiva dell’attività del notaio, i documenti da lui conservati vengono consegnati al competente Archivio Notarile Distrettuale.