Si può registrare l’assemblea di condominio in videoconferenza?

Regole sulla privacy nelle riunioni online. Il Garante vieta le registrazioni non autorizzate e impone la cancellazione immediata dopo il verbale.

Con la diffusione della tecnologia, le riunioni tra condòmini si svolgono sempre più spesso davanti a uno schermo. Questa modalità, pur essendo comoda, solleva seri dubbi sulla protezione della riservatezza e sulla gestione dei dati personali. Molti proprietari si chiedono se, per tutelarsi o per avere memoria di quanto detto durante la discussione, sia lecito premere il tasto “record” e salvare il file della riunione. La risposta tocca i diritti fondamentali delle persone: non basta partecipare all’incontro per poter conservare audio e video degli altri partecipanti. Le norme sulla privacy sono severe e impongono cautele specifiche, soprattutto quando si parla di debiti, morosità o questioni private.

La domanda centrale è: si può registrare l’assemblea di condominio in videoconferenza? Per rispondere bisogna guardare ai principi di necessità e proporzionalità ribaditi dal Garante. La registrazione non è un diritto automatico, ma un trattamento di dati che richiede regole ferree. In questo articolo spiegheremo perché il verbale scritto resta lo strumento principe e quali sono i rischi legali per chi registra senza permesso, analizzando le indicazioni più recenti delle autorità competenti.

Chi può ascoltare la riunione da casa?

Il primo problema della videoconferenza riguarda l’ambiente in cui si trovano i partecipanti. Mentre in una riunione fisica le mura della stanza garantiscono che solo gli aventi diritto ascoltino, online questo confine sparisce. I condòmini potrebbero collegarsi da luoghi condivisi, magari con familiari presenti o in ambienti non riservati. Questo espone il condominio al rischio di diffusione non autorizzata di dati personali anche delicati, come le morosità, i contenziosi legali o le vicende interne alle proprietà esclusive.

Per gestire questo rischio, l’amministratore deve adottare precise misure preventive. Le Linee guida 2025 del Garante per la protezione dei dati personali richiedono di indicare già nella convocazione l’obbligo di partecipare da un luogo privato. È necessario ricordare questa regola all’inizio del collegamento e prevedere, dove la tecnologia lo consente, filtri di accesso basati sulla corretta identificazione dei partecipanti. La riservatezza è il primo elemento da presidiare per evitare che estranei non delegati vengano a conoscenza di fatti privati altrui.

Quali documenti si possono mostrare sullo schermo?

Un momento delicato della riunione telematica è la condivisione dello schermo. L’amministratore o i suoi collaboratori devono prestare la massima attenzione a non mostrare per errore documenti non pertinenti, finestre del computer aperte per altri motivi o dati relativi ad altri condòmini non coinvolti nella discussione specifica.

Il Garante ha ribadito in diversi provvedimenti che la divulgazione accidentale di dati non necessari viola i principi di minimizzazione e integrità. Per evitare incidenti, è opportuno preparare in anticipo i soli documenti da presentare e utilizzare la funzione di condivisione selettiva delle finestre, anziché mostrare l’intero desktop. La prudenza deve guidare ogni azione digitale per garantire il rispetto del Gdpr.

Quando è ammessa la registrazione dell’assemblea?

Il punto più dibattuto riguarda la possibilità di effettuare una registrazione audio-video. Secondo le regole sulla privacy, registrare costituisce un trattamento di dati “ulteriore” rispetto alla normale gestione dell’assemblea. Poiché il verbale scritto è già pienamente idoneo a documentare le decisioni prese, la registrazione non è necessaria di default.

Essa può essere ammessa solo se viene espressamente deliberata dall’assemblea stessa. La delibera deve indicare con chiarezza:

Senza una decisione collettiva formale che ne stabilisca i limiti, la registrazione non ha una base giuridica adeguata e non dovrebbe essere effettuata.

Il singolo condomino può registrare per conto suo?

Spesso il singolo partecipante pensa di poter registrare la riunione per tutela personale. Su questo punto, la giurisprudenza offre un chiarimento importante. La Corte di Cassazione penale (Cass. penale, sent. n. 36747 del 07-10-2010) ha stabilito che la registrazione di un colloquio tra presenti è lecita solo se effettuata da uno degli interlocutori e destinata a un uso esclusivamente personale.

Tuttavia, applicare questo principio all’assemblea di condominio è rischioso. L’assemblea è un ambiente strutturato, con finalità collettive e regole precise. Se un condomino registra al di fuori di una decisione assembleare e senza un’effettiva esigenza personale tutelabile, rischia di compiere un trattamento illecito. Se la registrazione comporta la divulgazione a terzi o viene usata per fini non consentiti, si esce dal perimetro della liceità. Inoltre, registrare più persone per scopi non strettamente personali ricade pienamente sotto le rigide regole del Gdpr.

Per quanto tempo si può conservare il file?

Le Linee guida 2025 del Garante hanno introdotto una precisazione fondamentale sulla durata della conservazione. La registrazione audio o video può essere effettuata dall’amministratore esclusivamente per il tempo necessario alla corretta verbalizzazione.

La regola è tassativa: il file deve essere cancellato immediatamente dopo la redazione del verbale. Non è consentito conservare la registrazione per utilizzi futuri, né utilizzarla per finalità probatorie o divulgative. L’assemblea ha comunque il potere di porre limiti ancora più stringenti o di vietare del tutto la ripresa. Lo scopo della registrazione è solo aiutare chi scrive il verbale a non perdere passaggi, non creare un archivio digitale delle discussioni.

Cosa deve fare l’amministratore per essere in regola?

L’amministratore, in qualità di titolare del trattamento, ha precisi doveri burocratici. Alla luce delle nuove indicazioni, deve includere le assemblee telematiche nel proprio registro dei trattamenti. È necessario stabilire procedure interne chiare, adottare sistemi di sicurezza digitale e informare i condòmini sui loro diritti.

Il verbale assembleare rimane lo strumento primario e sufficiente. Deve essere redatto in modo sintetico e chiaro, evitando dettagli superflui che esporrebbero dati personali in modo sproporzionato. Una volta approvato il verbale, il ciclo si chiude e ogni traccia audio-video deve sparire. Solo una gestione rigorosa della privacy permette di usare la tecnologia in modo sicuro e conforme alla legge.