Come gestire i lavoratori dipendenti e gli appalti in condominio?

Regole su assunzioni, differenze con l’appalto, responsabilità e le novità del rinnovo contrattuale per portieri e addetti alle pulizie.

Spesso si pensa all’edificio in cui si abita solo come a un insieme di muri e impianti, ma dal punto di vista legale e amministrativo è un soggetto complesso che deve prendere decisioni importanti sulla gestione dei servizi. Quando l’assemblea decide di avvalersi di qualcuno per la pulizia, la vigilanza o la manutenzione, deve capire bene come gestire i lavoratori dipendenti e gli appalti in condominio. Questa scelta determina obblighi e responsabilità molto diversi tra loro. Se si opta per l’assunzione diretta, il condominio diventa un datore di lavoro a tutti gli effetti, con doveri precisi verso il dipendente; se invece si sceglie una ditta esterna, si assume il ruolo di committente. L’amministratore, in questo scenario, agisce come braccio operativo, ma le scelte di fondo restano in capo ai proprietari. In questo articolo analizzeremo nel dettaglio le figure professionali coinvolte, i rischi legali e le recenti novità contrattuali che regolano questo settore.

Il condominio è datore di lavoro o committente?

La prima grande distinzione da fare riguarda la natura del rapporto che si instaura con chi lavora nello stabile. Nel momento in cui l’assemblea delibera l’assunzione diretta di un dipendente, il condominio assume formalmente gli obblighi tipici del datore di lavoro. Questo significa dover rispettare rigorosamente le normative sulla sicurezza (D.lgs 81/2008) e quelle sulla protezione dei dati personali e privacy (Regolamento Ue 679/2016 – Gdpr). È importante sottolineare che le decisioni più importanti, come assumere qualcuno, licenziarlo o approvare spese straordinarie per il personale, spettano esclusivamente all’assemblea condominiale. L’amministratore, invece, opera come un mandatario con rappresentanza: il suo compito è dare esecuzione alle delibere assembleari e gestire gli aspetti ordinari e quotidiani del rapporto lavorativo, ma non può sostituirsi alla volontà dei proprietari nelle scelte di fondo.

Quali figure professionali può assumere il condominio?

Quando si parla di dipendenti condominiali, il pensiero corre subito al portiere, ma le possibilità sono molto più ampie. Il Contratto collettivo nazionale (Ccnl) prevede diverse tipologie di lavoratori. La figura classica del custode è regolata da vari profili (lettere A1–A9) che cambiano in base a diversi fattori: se il lavoratore usufruisce o meno dell’alloggio di servizio, se svolge mansioni che combinano vigilanza, custodia e pulizia, o se si occupa prevalentemente di sorveglianza tramite sistemi video complessi. Esistono poi profili per chi coordina altri lavoratori.

Oltre al portiere, il condominio può assumere direttamente altre figure:

• lavoratori addetti alla manutenzione degli immobili e degli impianti, come operai specializzati e qualificati (profili B1 e B2);

• personale dedicato allo svago e al verde, come assistenti bagnanti e addetti alla conduzione di piscine, campi da tennis o aree attrezzate (profili B3 e B4);

• addetti alle pulizie specifici per androni, scale e ascensori (profilo B5);

• personale amministrativo, come quadri e impiegati che gestiscono contabilità e segreteria (profili C1–C4);

• addetti alla vigilanza o con mansioni di ausilio al portiere.

Quando si configura l’appalto di servizi esterni?

Negli ultimi anni si registra una tendenza crescente all’esternalizzazione dei servizi. Molti condomini preferiscono non assumere direttamente, ma affidarsi a imprese specializzate per le pulizie, il giardinaggio, la vigilanza e talvolta anche per il portierato diurno. In questa situazione, il personale che opera nell’edificio è dipendente della società di servizi e non del condominio. Di conseguenza, il condominio non è datore di lavoro ma assume la qualifica di committente. Questo ruolo comporta obblighi diversi ma altrettanto seri: è necessario cooperare con l’impresa, coordinare gli interventi e, soprattutto, verificare l’idoneità tecnico-professionale dell’appaltatore prescelto, per essere certi che l’azienda sia in regola e capace di svolgere il lavoro in sicurezza.

Quali sono i rischi e le responsabilità solidali?

Esiste la convinzione diffusa che l’assunzione diretta di un dipendente sia più onerosa e difficile da gestire rispetto all’appalto, ma non è sempre così. Bisogna fare attenzione perché anche l’appalto nasconde insidie legali. Se il contratto di appalto è formulato in modo troppo generico o se manca una vigilanza adeguata sull’idoneità dell’impresa, l’amministratore e il condominio possono incorrere in responsabilità serie. Un aspetto spesso sottovalutato è la responsabilità solidale: il condominio potrebbe essere chiamato a rispondere economicamente insieme all’impresa di servizi per le retribuzioni non pagate ai lavoratori o per irregolarità nei contributi versati. Questa responsabilità si estende fino a due anni dalla fine dell’appalto.

Per quanto riguarda invece i compiti del custode assunto direttamente, le regole sono state chiarite per evitare contenziosi. Se il custode ha l’alloggio, deve occuparsi anche della pulizia e della manutenzione ordinaria del verde. Il nuovo contratto specifica che per manutenzione ordinaria si intende: eliminazione delle erbe infestanti, rastrellamento di foglie, posa di piccole piante e cura delle aiuole. Attenzione però: queste attività possono essere svolte solo se il lavoratore ha ricevuto idonea formazione e i dispositivi di protezione individuale (Dpi), come previsto dalle norme sulla sicurezza (D.lgs 81/2008).

Cosa prevede il rinnovo del contratto nazionale?

Il settore è regolato principalmente dal Ccnl firmato da Confedilizia con i sindacati Filcams-Cgil, Fisascat-Cisl e Uiltucs (esistono anche altri contratti, come quello di Federproprietà, ma questo è il principale riferimento). Dopo l’intesa raggiunta il 30 ottobre 2025, è stato avviato il rinnovo contrattuale che sarà valido fino al 31 ottobre 2028. La parte normativa entra in vigore già dal 1° novembre 2025, mentre quella economica dal 1° gennaio 2026.

Sul piano economico sono previsti aumenti salariali scaglionati in tre fasi e diversificati per profilo. Inoltre, per coprire il periodo in cui il contratto era scaduto (vacanza contrattuale 2023-2025), verrà erogata una somma «una tantum» di 1.500 euro per i portieri di livello A3/A4. Va ricordato che in alcune zone possono applicarsi anche accordi integrativi locali, come avviene ad esempio per la città e la provincia di Milano.

Quali sono le nuove tutele per i lavoratori?

Il rinnovo contrattuale ha introdotto importanti novità normative mirate al benessere dei dipendenti. È stata semplificata la gestione delle fasce di malattia, con un miglioramento del trattamento economico per il lavoratore. Viene prevista un’assistenza sanitaria integrativa che copre anche i familiari fiscalmente a carico. Una novità simbolica e sostanziale è l’introduzione, a partire dal 2026, della festività nazionale di San Francesco d’Assisi il 4 ottobre. Inoltre, aumenta l’attenzione verso le tutele sociali: sono stati riconosciuti congedi specifici per le lavoratrici inserite in percorsi di protezione per violenza di genere e sono state ribadite le garanzie per la maternità e la paternità.

Come cambiano le regole per pacchi e chiavi?

Le abitudini moderne hanno imposto un aggiornamento delle mansioni, in particolare per la gestione dei pacchi e delle chiavi, temi spesso fonte di litigi. Il nuovo contratto suggerisce l’adozione di un ordine di servizio, ovvero un documento scritto adattabile al singolo condominio, che stabilisca regole chiare su dove custodire i pacchi, per quanto tempo possono restare in giacenza e come devono essere ritirati.

Ancora più innovativa è la regola sulla gestione delle chiavi per gli appartamenti affittati (Articolo 20M). Ora è possibile pattuire ufficialmente la mansione di ritiro e consegna delle chiavi delle unità immobiliari locate. Il lavoratore riceverà un’indennità mensile di 15 euro lordi per ogni appartamento servito, costo che sarà a carico solo dei proprietari che utilizzano il servizio. Tuttavia, questa attività non può essere improvvisata: deve essere deliberata dall’assemblea, svolta rigorosamente durante l’orario di lavoro e tracciata su un apposito registro.