Conservazione Documenti Bandi 2026: 7 Termini, 7 Decorrenze

La domanda arriva sempre alla fine di un progetto: per quanto tempo bisogna tenere queste carte. La risposta che quasi tutti danno è dieci anni, come per le scritture contabili. La risposta corretta è che i termini sono sette, decorrono da date diverse e non coprono tutti gli stessi documenti. Quello civilistico riguarda solo scritture e fatture. Il fascicolo del progetto, cioè bando, domanda, perizie e relazioni, risponde alla disciplina sugli aiuti di Stato, dieci anni che partono dalla concessione (come minimo, per gli aiuti in esenzione), e a quella dei fondi europei, cinque anni dal 31 dicembre dell’anno dell’ultimo pagamento per la programmazione 2021/2027, con regole diverse per i programmi 2014/2020 e per il PNRR. A tutto questo si aggiunge il fisco, che può chiedere le scritture finché l’accertamento del periodo d’imposta non è definito. Le scadenze non coincidono, e sull’archivio vale la più lontana.

Il rischio non è teorico. Un controllo che arriva al sesto anno dalla chiusura trova un’impresa che ha svuotato l’archivio perché il progetto era finito, il commercialista è cambiato e il file del piano di spesa era su un computer sostituito. Qui sotto trovi i sette termini con la loro decorrenza, un esempio con le date calcolate, cosa va conservato oltre alle fatture e le cause che fermano il conteggio.

I sette termini, e da quando decorrono

La quarta colonna spiega perché il tema viene sottovalutato. Gli obblighi europei gravano formalmente sull’autorità di gestione (l’ente, di solito la Regione o un ministero, che amministra il programma) e sullo Stato membro, non direttamente sul beneficiario: è il bando che li trasferisce all’impresa, con una clausola che sta nell’articolo sugli obblighi del beneficiario e che nessuno legge fino al controllo. Il Codice degli incentivi (decreto legislativo 184/2025, articolo 6, comma 1, lettera n) prevede che il bando elenchi gli ulteriori oneri a carico dei beneficiari: quella clausola è la fonte dell’obbligo per l’impresa, e va cercata lì.

L’articolo 82 vale per la programmazione 2021/2027. Le operazioni dei programmi 2014/2020, cioè gran parte delle pratiche chiuse fra il 2021 e il 2025, seguono l’articolo 140 del regolamento 1303/2013: tre anni dal 31 dicembre successivo alla presentazione dei conti in cui è inclusa la spesa dell’operazione, due anni per le operazioni con spesa ammissibile pari o superiore a un milione di euro. La data di inizio non la conosce l’impresa, perché dipende da quando l’autorità di gestione ha presentato i conti alla Commissione: l’autorità è tenuta a comunicarla, e va cercata nelle comunicazioni di chiusura. Senza quella comunicazione il termine non si può calcolare, e conviene chiederla per iscritto.

Le date che non coincidono mai

Il termine dell’articolo 82 del regolamento 2021/1060 parte dal 31 dicembre dell’anno in cui è effettuato l’ultimo pagamento dell’autorità di gestione al beneficiario. Il termine dell’articolo 12 del regolamento 651/2014 (il regolamento generale di esenzione per categoria, che copre gli aiuti concessi senza notifica alla Commissione) parte dalla data di concessione se l’aiuto è ad hoc; se l’aiuto è concesso nell’ambito di un regime, come accade nei bandi, parte dalla data dell’ultimo aiuto concesso a norma di quel regime, che l’impresa non conosce e che può cadere anni dopo la sua concessione. Per questo la data da annotare è quella del proprio provvedimento di concessione, sapendo che è il punto di partenza minimo e che il bando può fissarne uno più lungo. Per il de minimis (gli aiuti di importo limitato esentati dalla notifica) il regolamento 2023/2831 parla invece della data di concessione, senza il rinvio all’ultimo aiuto del regime.

Prendiamo un caso concreto: un bando FESR 2021/2027 con aiuto in esenzione, decreto di concessione a marzo 2024, saldo erogato a novembre 2027. Il termine decennale dell’aiuto non scade prima di marzo 2034, e slitta se il regime ha continuato a concedere aiuti dopo quella data. Il termine quinquennale dei fondi scade il 31 dicembre 2032. Il primo è più lungo del secondo di oltre un anno, pur essendo partito prima. Le fatture di quel progetto, registrate fino a novembre 2027, seguono però l’articolo 2220 del codice civile: dieci anni dall’ultima registrazione, cioè non prima di novembre 2037, e il libro giornale del 2027 fino al 31 dicembre 2037. Il termine degli aiuti di Stato non è il più lungo in assoluto: è quello che copre i documenti che non stanno in contabilità.

La regola pratica esce da sola: si tiene tutto fino al più lungo dei termini applicabili e non si fanno calcoli separati per pezzo di fascicolo. Nell’esempio l’archivio completo resta fermo fino a marzo 2034 come minimo, e le scritture fino alla fine del 2037.

Cosa va conservato oltre alle fatture

L’errore ricorrente è conservare i giustificativi di spesa e buttare tutto il resto. In un controllo tardivo i giustificativi sono la parte più facile da recuperare, perché stanno anche in contabilità: quello che manca è il contorno, e senza il contorno le fatture non dimostrano nulla.

1. Il bando nella versione applicabile, con gli allegati e le eventuali FAQ ufficiali del periodo. I bandi vengono aggiornati e le versioni vecchie spariscono dai siti.
2. La domanda presentata con tutti gli allegati e la ricevuta di protocollo.
3. Il provvedimento di concessione e ogni comunicazione successiva dell’ente, comprese proroghe, autorizzazioni a varianti e, per le pratiche 2014/2020, la comunicazione della data da cui decorre il periodo di conservazione.
4. La documentazione della congruità: preventivi confrontati, computo metrico, relazioni tecniche.
5. L’estratto contabile del progetto con il codice unico di progetto (CUP), che il Codice degli incentivi vuole riportato sulla documentazione di spesa (decreto legislativo 184/2025, articolo 11, comma 2, lettera b), e la riconciliazione con l’importo rendicontato.
6. Perizie e certificazioni, con la prova dei requisiti dei firmatari.
7. La documentazione di visibilità: fotografie della targa o del poster, stampa della pagina web con la scheda del progetto.
8. I verbali dei controlli già subiti e le relative risposte.

Il primo punto è quello che salta sempre e costa di più. Un bando del 2022 richiamato in un controllo del 2029 può non essere più reperibile online nella versione allora vigente, e ricostruire quale regola si applicava diventa un problema del beneficiario, non dell’ente. Salvare il PDF del bando il giorno in cui si decide di partecipare è il gesto più economico di tutta la pratica. La posta in gioco la fissa il Codice degli incentivi: la documentazione incompleta o irregolare, per fatti imputabili al beneficiario e non sanabili, accertata dopo l’ammissione, è una causa di revoca (decreto legislativo 184/2025, articolo 17, comma 2, lettera a). Un fascicolo che non si trova più non è un’irregolarità formale.

Chi conserva materialmente: impresa o studio

Una volta scritto nel bando, l’obbligo è del beneficiario, non dello studio. Nella pratica, su una PMI, l’unico soggetto che ha il fascicolo completo è lo studio che ha seguito la pratica, ed è lì che il cliente torna a cercare i documenti sei anni dopo. Prendiamo posizione: l’archivio va tenuto in doppia copia, una allo studio e una in azienda, e la copia dell’azienda va consegnata alla chiusura del progetto con una lettera che elenca il contenuto e ricorda i termini di conservazione.

Serve a due cose. La prima è proteggere il cliente da un rilievo che nasce da un archivio incompleto. La seconda è proteggere lo studio: quando il fascicolo esiste solo da una parte, l’impresa che perde il contributo per documenti mancanti guarda il consulente, e una consegna documentata chiude quella discussione prima che nasca. Il modo di organizzare l’archivio lato studio, con la struttura delle cartelle e la nomenclatura, è nell’articolo su archiviazione dei documenti dei bandi.

Scritture e fatture: dieci anni civilistici, ma il fisco può chiedere di più

Sul lato civilistico l’articolo 2220 del codice civile stabilisce che le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione e che per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie di quelli spediti. È il termine che tutti conoscono, ed è anche l’unico che l’imprenditore controlla da solo, perché la data dell’ultima registrazione è sua.

Sul lato fiscale l’articolo 22 del DPR 600/1973 aggiunge che scritture e fatture si conservano fino a quando non siano definiti gli accertamenti del periodo d’imposta, anche oltre i dieci anni civilistici; il termine ordinario di accertamento è il 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione, il settimo se la dichiarazione è omessa, l’ottavo per il recupero di aiuti di Stato e de minimis fiscali (articolo 43). Dal 1° gennaio 2027 le stesse regole stanno negli articoli 29 e 293 del testo unico adempimenti e accertamento, decreto legislativo 141/2026. In condizioni normali il termine fiscale cade prima di quello civilistico, come mostra la tabella dell’esempio. Può diventare il più lungo quando un accertamento è stato notificato e impugnato: da quel momento le scritture di quel periodo d’imposta si tengono fino alla definizione del contenzioso, anche se i dieci anni sono passati.

Il formato: la conservazione digitale è ammessa, a due condizioni

La prima condizione la pone lo stesso articolo 2220: scritture e documenti possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con i mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza tali supporti. La leggibilità è quella che si perde con il tempo, e non per motivi giuridici. Un archivio salvato su un formato proprietario di un gestionale dismesso soddisfa la lettera della norma il giorno in cui viene creato e non la soddisfa più cinque anni dopo. Per i documenti di un progetto agevolato il formato che regge è il PDF, con i file nominati in modo parlante e una cartella per progetto.

La seconda condizione è quella che si dimentica. Attenzione a non confondere l’archivio di lavoro con la conservazione a norma: la scansione in cartella non sostituisce l’originale cartaceo. Perché lo sostituisca, la copia deve essere formata secondo le Linee guida AgID (articoli 22 e 43 del Codice dell’amministrazione digitale, decreto legislativo 82/2005) e, per i documenti rilevanti ai fini fiscali, chiusa con firma qualificata o digitale secondo il DM 17 giugno 2014, che consente la distruzione del cartaceo solo dopo il completamento della procedura (articolo 4). Contratti, preventivi firmati e quietanze cartacee restano in originale finché quel passaggio non è fatto. La fattura elettronica ha il suo canale di conservazione; il resto del fascicolo no.

Domande frequenti

Cosa fare adesso

Prendi l’elenco delle pratiche chiuse negli ultimi cinque anni e scrivi, per ciascuna, la fonte di finanziamento e due date: quella del decreto di concessione e quella dell’ultimo accredito. Per le pratiche 2014/2020 aggiungi la data di inizio del periodo comunicata dall’autorità di gestione, per le pratiche PNRR il termine scritto nell’avviso. Da quelle date esce la scadenza dell’archivio, e da quella scadenza esce la lettera da mandare al cliente. È mezza giornata di lavoro che elimina la domanda ricorrente più fastidiosa e mette lo studio al riparo dalla contestazione più difficile da respingere, quella di un documento che non esiste più. Le altre verifiche da tenere sotto controllo lungo il ciclo della pratica sono nella checklist di due diligence pre bando, e le misure aperte su cui si costruiscono i fascicoli nuovi sono nell’elenco aggiornato dei bandi a fondo perduto aperti.

I testi citati, tutti letti alla fonte, sono l’articolo 82 del regolamento UE 2021/1060 su EUR-Lex nel testo consolidato al 1° luglio 2026, l’articolo 140 del regolamento UE 1303/2013, l’articolo 12 del regolamento UE 651/2014, l’articolo 133 del regolamento UE 2024/2509, l’articolo 2220 del codice civile su Normattiva, l’articolo 22 del DPR 600/1973 su Normattiva nel testo in vigore fino al 31 dicembre 2026 e il DM 17 giugno 2014 in Gazzetta Ufficiale.

Vuoi sapere fino a quando devi tenere l’archivio di una pratica chiusa? Compila il form in alto alla pagina: noi di Incentivimpresa ti ricontattiamo per una valutazione dedicata.