Come funziona il passaggio dal regime forfettario a quello ordinario?

Scopri i requisiti, le cause ostative e le conseguenze fiscali del superamento dei limiti nel regime agevolato per professionisti e imprese.

Molti lavoratori autonomi scelgono la partita Iva agevolata per la sua semplicità e per il risparmio garantito sulle tasse. Tuttavia, questo sistema non è eterno e richiede una verifica costante della propria situazione economica e professionale. Ogni anno, chi sceglie questa strada deve controllare se possiede ancora i requisiti necessari o se inciampa in uno dei blocchi previsti dalla legge. Se ti stai chiedendo come funziona il passaggio dal regime forfettario a quello ordinario, sappi che non si tratta di un evento raro ma di un passaggio tecnico che cambia il modo di gestire la contabilità e i pagamenti. Comprendere queste regole evita sorprese con il fisco e permette di pianificare meglio il proprio futuro lavorativo. In questo articolo esploriamo ogni dettaglio sui limiti di ricavo, sulle spese per i collaboratori e sulle situazioni che impediscono di restare tra i contribuenti minimi.

Quali sono i limiti di reddito per restare nel regime forfettario?

Il regime forfettario nasce come una misura di vantaggio per chi gestisce una partita Iva senza una struttura organizzativa complessa. Per restare all’interno di questo perimetro, la legge impone il rispetto di due soglie economiche precise che il contribuente deve monitorare con attenzione ogni anno. La prima soglia riguarda i ricavi o i compensi percepiti. Se durante l’anno precedente il professionista o l’impresa supera il tetto di 85.000 euro, perde il diritto all’agevolazione per l’anno successivo (L. 190/2014). Questo limite si calcola sulla base di quanto effettivamente incassato e non sulle fatture semplicemente emesse. Se ad esempio un consulente incassa 84.000 euro nel 2024, può restare forfettario nel 2025. Se invece supera anche di poco quella cifra, scatta l’obbligo di passare al sistema di tassazione ordinario.

Il secondo requisito fondamentale riguarda i costi sostenuti per la forza lavoro. Il regime forfettario limita la possibilità di dedurre i costi in modo analitico, ma pone un freno anche alla spesa per il personale. Le somme pagate per lavoro dipendente, lavoro accessorio o per i compensi erogati ai collaboratori non possono superare i 20.000 euro lordi annui. Anche questo controllo si effettua guardando all’anno precedente. Se un artigiano decide di assumere un apprendista e la spesa totale per gli stipendi e i contributi supera questa soglia, l’anno seguente dovrà abbandonare la tassazione agevolata. Questi due paletti servono a garantire che il regime resti riservato solo alle piccole realtà produttive e ai singoli professionisti.

Quali sono le situazioni che impediscono l’uso del regime agevolato?

Oltre ai limiti monetari, esistono delle condizioni chiamate cause ostative. Si tratta di situazioni specifiche che, se presenti, rendono impossibile l’applicazione del regime forfettario a prescindere dal fatturato. La legge elenca diversi casi di esclusione. Non possono accedere al regime i soggetti che utilizzano già regimi speciali ai fini Iva o regimi forfettari per la determinazione del reddito. Un esempio classico riguarda chi vende sali e tabacchi, chi gestisce un agriturismo o chi lavora nel settore dell’editoria. In questi casi, la natura stessa dell’attività impedisce l’ingresso nel regime forfettario perché esistono già regole fiscali dedicate.

Un’altra causa di esclusione riguarda la residenza fiscale. Solo chi risiede in Italia può accedere al forfettario. Esiste però un’eccezione per chi vive in uno Stato membro dell’Unione Europea o in uno Stato che aderisce all’Accordo sullo Spazio economico europeo. In questa ipotesi, il soggetto può usare il regime forfettario solo se produce in Italia almeno il 75% del suo reddito complessivo e se lo Stato di residenza assicura uno scambio di informazioni corretto con l’amministrazione finanziaria italiana. Sono esclusi anche coloro che vendono abitualmente fabbricati, porzioni di fabbricati, terreni edificabili o mezzi di trasporto nuovi in ambito intracomunitario. Queste attività sono considerate incompatibili con la natura semplificata del regime agevolato.

Cosa succede se si detengono partecipazioni in società?

Un punto molto delicato riguarda il possesso di quote societarie. La normativa vuole evitare che il regime forfettario diventi uno strumento per frazionare il reddito e pagare meno tasse in modo artificioso. Per questo motivo, non può restare nel regime chi detiene partecipazioni in società di persone, associazioni o imprese familiari. Il divieto si estende anche a chi controlla, direttamente o indirettamente, una società a responsabilità limitata (Srl) o una associazione in partecipazione. Tuttavia, il blocco per le Srl scatta solo se la società svolge un’attività economica riconducibile a quella della partita Iva forfettaria.

Per fare un esempio pratico, se un grafico pubblicitario possiede il controllo di una Srl che si occupa di marketing, non potrà usare il regime forfettario. Se invece la sua società si occupa di un settore totalmente diverso e non collegato, il controllo potrebbe non essere un ostacolo. La verifica della riconducibilità dell’attività è un passaggio che richiede analisi attenta della situazione reale. Lo scopo della norma è impedire che un professionista fatturi alla propria società per svuotare gli utili e tassarli con l’aliquota sostitutiva bassa del forfettario, invece di subire la tassazione ordinaria più elevata.

Quali sono i rischi legati ai rapporti con l’ex datore di lavoro?

La legge cerca di contrastare il fenomeno delle cosiddette false partite Iva. Molte aziende potrebbero essere tentate di trasformare i dipendenti in collaboratori esterni per risparmiare sui contributi. Per questo, la normativa prevede una causa ostativa specifica: non può essere forfettario chi esercita l’attività prevalentemente nei confronti di datori di lavoro con i quali sono in corso rapporti di lavoro dipendente. Il divieto vale anche se il rapporto di lavoro è terminato nei due anni precedenti. Se un impiegato si dimette e apre la partita Iva per lavorare principalmente per la stessa azienda, perde il diritto al regime agevolato.

La norma si applica anche se il nuovo cliente è un soggetto riconducibile al vecchio datore di lavoro, come ad esempio una società dello stesso gruppo. Esiste poi un limite legato al reddito da lavoro dipendente percepito. Se un contribuente ha un impiego part-time e contemporaneamente una partita Iva, può restare forfettario solo se il suo reddito da dipendente (o assimilato) non supera i 30.000 euro annui. Per gli anni 2025 e 2026, questo limite è stato innalzato a 35.000 euro. Se superi questa soglia di stipendio, perdi la possibilità di applicare la tassa piatta sulla tua attività autonoma nell’anno successivo.

Cosa cambia per le tasse quando si esce dal regime forfettario?

Il passaggio al regime ordinario trasforma radicalmente il carico fiscale del contribuente. Nel forfettario si paga una imposta sostitutiva del 15% (o del 5% per i primi anni). Nel regime ordinario, invece, si applica l’Irpef progressiva. Questo significa che il reddito viene tassato secondo degli scaglioni che aumentano all’aumentare dei guadagni. Secondo le regole previste per il 2026, le aliquote si dividono in questo modo:

• il 23% per i redditi che arrivano fino a 28.000 euro;

• il 33% per la parte di reddito che supera i 28.000 euro e arriva fino a 50.000 euro;

• il 43% per la quota di reddito che eccede i 50.000 euro.

Oltre al cambio di aliquota, i professionisti devono affrontare la ritenuta d’acconto. Quando emettono una fattura a un cliente che agisce come sostituto d’imposta (ad esempio un’altra azienda o un professionista), devono applicare una ritenuta del 20%. Questa somma viene trattenuta dal cliente e versata direttamente allo Stato come anticipo sulle tasse del professionista. Nel forfettario questo non accadeva e il lavoratore incassava l’intero importo della fattura. Il passaggio all’ordinario richiede quindi una gestione più attenta della liquidità, dato che una parte del compenso non arriva subito nelle tasche del lavoratore ma finisce in anticipo nelle casse dell’erario.

Come gestire l’Iva dopo la fuoriuscita dal regime forfettario?

Uno dei vantaggi principali del regime forfettario è l’esonero dall’applicazione dell’Iva sulle fatture. Quando si passa al regime ordinario, questa agevolazione svanisce. Il contribuente ha l’obbligo di applicare la rivalsa dell’Iva (D.P.R. 633/1972). In termini pratici, se la tariffa per una prestazione è di 1.000 euro, il professionista deve aggiungere l’Iva (solitamente il 22%) e chiedere al cliente un totale di 1.220 euro. L’Iva incassata non appartiene al professionista, che dovrà versarla periodicamente allo Stato. Questo obbligo non sussiste solo se le operazioni effettuate rientrano tra quelle esenti o non imponibili per legge.

Dall’altro lato, il regime ordinario permette finalmente di esercitare il diritto alla detrazione dell’Iva sugli acquisti. Chi è nel forfettario non può scaricare l’Iva pagata sui computer, sull’affitto dello studio o sulle attrezzature. Chi è in regime ordinario, invece, può sottrarre l’Iva pagata ai fornitori da quella incassata dai clienti, versando solo la differenza. Per fare questo, è necessario rispettare i requisiti di inerenza (l’acquisto deve servire all’attività) e di afferenza. La gestione dell’Iva comporta anche nuovi obblighi burocratici:

• bisogna tenere aggiornati i registri Iva delle vendite e degli acquisti;

• è necessario presentare la comunicazione dei dati delle liquidazioni periodiche;

• occorre inviare la dichiarazione annuale Iva.

Il passaggio al sistema ordinario richiede una organizzazione contabile molto più rigorosa. Mentre nel forfettario bastava numerare e conservare le fatture, nel regime ordinario ogni spesa deve essere registrata e documentata correttamente per poter essere dedotta dal reddito e per poter recuperare l’imposta sul valore aggiunto. La consulenza di un esperto diventa quindi un elemento importante per evitare errori nel calcolo delle imposte e nella gestione dei registri obbligatori.