Costituire una startup in Italia significa muoversi quasi esclusivamente su canali telematici. L’atto costitutivo, l’iscrizione al Registro delle Imprese, l’eventuale ingresso nella sezione speciale riservata alle startup innovative e il deposito del primo bilancio passano da piattaforme online, e anche gli accordi con investitori e fornitori si possono firmare in digitale. Ogni passaggio richiede strumenti precisi, intestati alle persone giuste e attivi al momento giusto.
Gli strumenti digitali di un founder si possono ordinare per priorità: alcuni servono ancora prima della nascita della società, altri alla nascita o alla prima scadenza e altri ancora semplificano la gestione di tutti i giorni. Conviene procurarseli in quest’ordine.
Prima della nascita: la firma digitale
La firma digitale è il primo strumento da attivare, perché accompagna la startup in quasi ogni passaggio formale. Con la firma digitale si sottoscrivono le pratiche telematiche al Registro delle Imprese, la dichiarazione sui requisiti delle startup innovative, i documenti del bilancio da depositare e, sul piano privato, contratti con fornitori, accordi di riservatezza e intese con gli investitori. Il documento informatico sottoscritto con firma digitale soddisfa il requisito della forma scritta e assume l’efficacia della scrittura privata prevista dal Codice civile.
Prima di richiederla, conviene chiarire chi deve esserne il titolare. Il certificato di firma appartiene, infatti, a una persona fisica e resta strettamente personale: la richiesta spetta al diretto interessato, e nessun socio, consulente o collaboratore può utilizzare il dispositivo al posto del titolare. Ogni socio chiamato a firmare deve quindi dotarsi della propria firma. Un team di tre cofondatori ha bisogno di tre firme distinte se tutti e tre firmano digitalmente atti e contratti della società.
La firma entra in scena fin dalla costituzione. Le SRL, comprese quelle semplificate, con capitale versato in denaro possono nascere anche con atto notarile stipulato in videoconferenza sulla piattaforma del Consiglio nazionale del notariato, dove i soci sottoscrivono con firma digitale o con altra firma qualificata; chi ne risulta privo la ottiene attraverso la stessa piattaforma. Ma l’atto costitutivo è solo la prima firma di una lunga serie: nata la società, quella del legale rappresentante diventa indispensabile per le pratiche camerali, mentre quella dei soci serve per gli atti che li coinvolgono direttamente, come gli accordi con gli investitori o il trasferimento di quote, che nelle SRL può avvenire anche con atto firmato digitalmente e depositato da un intermediario abilitato.
Tra le soluzioni disponibili, c’è la firma digitale rilasciata dal sistema camerale, in versione smart card da usare con un lettore e, soprattutto, in modalità token USB e wireless: utilizzabile da computer o smartphone, quest’ultima è peraltro abbinabile anche alla firma remota che funziona senza dispositivo, basandosi su credenziali e codice OTP.
Token e smart card includono anche il certificato di autenticazione della Carta Nazionale dei Servizi e possono essere richiesti comodamente online, con riconoscimento a distanza, oppure recandosi allo sportello delle Camere di Commercio.
Alla nascita: la PEC della società e quella dell’amministratore
Ogni società deve iscrivere nel Registro delle Imprese il proprio domicilio digitale, cioè un indirizzo PEC attivo e intestato all’impresa: in sua assenza, la domanda di iscrizione resta sospesa per tre mesi, in attesa dell’integrazione. Un secondo indirizzo, personale e distinto da quello della società, è richiesto all’amministratore unico o delegato oppure, in mancanza, al presidente del consiglio di amministrazione. Per una startup guidata da un amministratore unico servono quindi due PEC: una per la società, una per il founder che la amministra.
Alla nascita, per le startup innovative: la sezione speciale
Le società che puntano allo status di startup innovativa affrontano un passaggio in più: l’iscrizione nella sezione speciale del Registro delle Imprese, condizione per accedere alle misure previste dal decreto-legge 179 del 2012. La domanda viaggia con la Comunicazione unica, la pratica telematica per il Registro, e comprende una dichiarazione sul possesso dei requisiti, da sottoscrivere esclusivamente con la firma digitale del legale rappresentante.
Tra i requisiti, rivisti dalla legge annuale per il mercato e la concorrenza 2023, figurano la qualifica di PMI, un’attività prevalente diversa dalla consulenza e dall’agenzia e almeno un indicatore di innovazione; lo status dura tre anni, prorogabili.
Entro 30 giorni dall’approvazione del bilancio, e comunque entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio, la startup dichiara il mantenimento dei requisiti con un’ulteriore pratica telematica.
Un vantaggio da non trascurare: gli adempimenti delle startup innovative al Registro delle Imprese sono esenti da imposta di bollo e diritti di segreteria.
Alla prima scadenza: il deposito del bilancio
Alla chiusura del primo esercizio arriva il bilancio, e con l’approvazione il deposito. L’assemblea approva il bilancio entro 120 giorni dalla chiusura, o entro 180 nei casi previsti dallo statuto e dalla legge, e il deposito al Registro delle Imprese segue entro 30 giorni, con i prospetti contabili nel formato elettronico standard XBRL. La pratica può partire dall’amministratore oppure da un professionista incaricato, ma in entrambi i casi richiede una firma digitale valida.
Per una startup innovativa, lo stesso calendario scandisce anche la dichiarazione sul mantenimento dei requisiti: conviene preparare i due adempimenti insieme.
Nella gestione: impresa italia e uno scadenzario dei certificati
La piattaforma gratuita del sistema camerale – impresa italia, già nota come Cassetto digitale dell’imprenditore – consente al legale rappresentante di consultare in ogni momento la visura della propria impresa, l’atto costitutivo, lo statuto, gli ultimi bilanci depositati e lo stato delle pratiche presentate allo sportello unico per le attività produttive. L’accesso avviene anche con la Carta Nazionale dei Servizi. Per un founder, in dialogo con investitori e partner, avere i documenti ufficiali a portata di mano fa risparmiare tempo.
Infine, c’è uno strumento semplice e prezioso per la gestione di soluzioni quali PEC e firma digitale: un promemoria delle scadenze. Ad esempio, non va dimenticato che i certificati di firma hanno una durata limitata e il Codice dell’amministrazione digitale equipara a una mancata sottoscrizione la firma basata su un certificato scaduto. Per i certificati di firma rilasciati dal sistema camerale, le scadenze sono note in partenza: tre anni per token e smart card, rinnovabili per altri tre, e due per la firma remota; il rinnovo si richiede online nei 90 giorni che precedono la scadenza. Annotare le date di scadenza di ciascun socio e pianificare il rinnovo con qualche settimana di anticipo evita sorprese proprio a ridosso del deposito di un bilancio o della chiusura di un round.
Una startup nasce da un’idea, ma prende forma giuridica attraverso una sequenza di firme, indirizzi e depositi. Chi mette in fila gli strumenti digitali fin dal primo giorno dedica il tempo risparmiato a ciò che conta davvero: il prodotto e il mercato.
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