Collegio docenti fuori dalla scuola: è davvero possibile? Norme, vincoli e obblighi di sicurezza da rispettare

Le sedute del Collegio docenti, di norma, devono svolgersi all’interno della sede di servizio. In caso di più plessi che costituiscono il medesimo istituto, è la sede centrale il luogo tipicamente deputato per lo svolgimento delle riunioni. La scelta dei locali, seppur in alcuni casi tenda a divenire quasi abitudinaria, in realtà investe numerosi dettagli normativi, organizzativi e soprattutto di sicurezza. Infatti, capita con una frequenza non più così rara di assistere a convocazioni del Collegio docenti in locali esterni alla scuola. Ma quali sono gli obblighi e i limiti di cui il Dirigente scolastico deve tenere conto in questa fattispecie?

I principali riferimenti normativi in materia non impongono la sede della scuola come luogo delle riunioni collegiali

Il D. Lgs. n. 297/1994, all’art. 7, individua il Collegio docenti, presieduto dal Dirigente scolastico e composto da tutto il personale docente (di ruolo e non di ruolo) come organo con competenze didattico-educative, esplicitando i poteri e le attribuzioni. Nulla, però, prevede in merito alla sede in cui svolgere le relative sedute.
Di base, quindi, non è obbligatorio in senso stretto convocare le riunioni presso la sede della scuola. In assenza di precise prescrizioni, sono i regolamenti di istituto e i regolamenti interni collegiali a definire il luogo in cui svolgere normalmente le sedute.

Cosa accade nella prassi

Come intuibile, la sede scolastica è quella prescelta nella prassi della stragrande maggioranza delle scuole: è lì che il dirigente esercita la propria responsabilità e nello stesso luogo si svolgono le principali attività didattiche quotidiane. Pertanto, pur in assenza di obblighi imperativi, la scelta di convocare il Collegio docenti in un locale esterno deve sempre essere considerata un’eccezione.

La disciplina nei regolamenti interni della scuola

La flessibilità di cui gode il dirigente nel fissare la sede di riunione deve dunque coordinarsi con i regolamenti interni della scuola. Molti istituti inseriscono, proprio all’interno di questi strumenti, una clausola che prevede che le sedute si svolgano “presso la sede scolastica” o “all’interno del plesso sede di servizio”, con pochi spazi per deroghe.

In alcuni casi, i regolamenti interni prevedono anche:

• specifiche modalità di convocazione (mezzi di comunicazione, preavviso minimo, modalità di diffusione dell’ordine del giorno);
• indicazioni sui locali da utilizzare (aula magna, aula di informatica, aula speciale, ecc.);
• l’eventuale necessità di una delibera collegiale qualora si dovesse modificare la sede d’uso abituale.

Se il regolamento interno contiene una norma così chiara, la convocazione in sede esterna implica di fatto una deroga pratica alla disciplina consueta. In tal caso è opportuno motivare la scelta per iscritto nella circolare e portare la questione all’attenzione del Collegio o del Consiglio di istituto.

Il ruolo degli organi collegiali

Discutere della possibilità di usare sedi esterne nello stesso Collegio docenti, al netto dell’eventuale previsione regolamentare, è un modo per assicurare condivisione, riducendo il rischio di contestazioni o di malintesi. Qualora si tratti di un evento particolarmente significativo (ad esempio, incontri con enti esterni, riunioni di rete, attività formative estese), i ruoli del Collegio e anche del Consiglio di Istituto assumono ancora più valore.

Non solo: l’eventuale delibera dei due organi può costituire un utile riscontro documentale in caso di controlli o verifiche.

Le motivazioni per svolgere le riunioni fuori da scuola

Le ragioni per modificare la sede tradizionale delle riunioni sono spesso legate a motivi logistici e pratici. In primis, le condizioni dell’aula (o delle aule) adibite a sede del collegio potrebbero essere temporaneamente indisponibili (per lavori di ristrutturazione, ad esempio) e che potrebbero minare le condizioni minime di sicurezza indispensabili per lo svolgimento della seduta collegiale.

Ancora, potrebbe trattarsi di un collegio “ampliato”, magari per lo svolgimento di un’attività formativa, di una riunione di ambito e/o di rete, di un incontro con enti esterni o qualsiasi altra iniziativa che richieda la presenza di più persone e la necessità di spazi adeguati. In tutti questi casi, per motivi di capienza, potrebbe rendersi necessario uno spostamento.

A prescindere da ciò, però, la motivazione deve essere chiara e documentata. Non è sufficiente affermare banalmente che “un’altra sede è più comoda” rispetto a quella tradizionale: occorre indicare una ragione che giustifichi la scelta, tenendo conto anche dei costi e degli oneri logistici per il personale.

La questione sicurezza in coordinamento con il D. Lgs. 81/2008

Come appena esposto, quindi, appare evidente che un ruolo chiave è giocato dalla sicurezza. Il Dirigente scolastico, infatti, è tenuto a garantire che i luoghi in cui viene svolta l’attività lavorativa, comprese le riunioni collegiali, siano agibili, conformi alle norme antincendio e privi di rischi rilevanti.

In particolare, bisogna rifarsi al D. Lgs. 81/2008, Testo Unico in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro, che prevede una serie di obblighi e misure generali finalizzate a garantire la sicurezza dei lavoratori anche all’interno delle istituzioni scolastiche. Tra le disposizioni più rilevanti si richiamano:

• Art. 15 – Misure generali di tutela. Stabilisce i principi fondamentali della prevenzione, tra cui la valutazione di tutti i rischi, la riduzione degli stessi alla fonte, la programmazione della prevenzione e il miglioramento continuo delle condizioni di sicurezza.
• Art. 17 – Obblighi non delegabili del datore di lavoro. Prevede che il Dirigente scolastico, in qualità di datore di lavoro, non possa delegare la valutazione di tutti i rischi e la designazione del Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP).
• Art. 18 – Obblighi del datore di lavoro e del dirigente. Impone, tra gli altri, la designazione delle figure addette alla gestione delle emergenze (antincendio, primo soccorso ed evacuazione), la fornitura di adeguata informazione e l’adozione delle misure organizzative necessarie a garantire la sicurezza dei lavoratori.
• Art. 20 – Obblighi dei lavoratori. Stabilisce che anche i lavoratori (in questo caso, dunque, il personale scolastico) devono prendersi cura della propria sicurezza e di quella delle altre persone presenti sul luogo di lavoro, contribuendo all’attuazione delle misure di prevenzione.
• Art. 28 – Valutazione dei rischi. Prevede che la valutazione debba riguardare tutti i rischi per la salute e la sicurezza, inclusi quelli collegati allo stress lavoro-correlato, elemento particolarmente rilevante nel contesto scolastico e nelle attività collegiali.
• Artt. 36 e 37 – Informazione e formazione dei lavoratori. Impongono al datore di lavoro l’obbligo di garantire che i lavoratori ricevano adeguata informazione, formazione e addestramento in materia di salute e sicurezza, in relazione ai rischi presenti nell’ambiente di lavoro.

Se il Dirigente scolastico ritiene che la soluzione migliore sia spostare la riunione in altra sede per motivi di sicurezza, e rispettati i procedimenti previsti dai regolamenti interni, allora si può procedere con la scelta del nuovo luogo deputato all’incontro. Il locale prescelto dovrà essere agibile (collaudo statico e certificazione di agibilità, se prevista), rispettare tutte le principali norme in materia di sicurezza sui locali pubblici frequentati da persone (uscite di sicurezza, illuminazione di emergenza, percorsi di evacuazione, ecc.) ed essere dotato dei dispositivi di sicurezza, come, ad esempio, estintori, sistemi di rilevazione incendio, segnaletica di sicurezza.

L’informativa a RSPP e RLS

In aggiunta a quanto sopra, il Dirigente scolastico è tenuto a comunicare l’uso del locale esterno al Responsabile dei Servizi di Prevenzione e Protezione (RSPP) e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), in modo che questi possano svolgere una valutazione dei rischi specifica per quel luogo, verificare la presenza e la funzionalità delle misure di sicurezza e, eventualmente, formulare pareri o raccomandazioni.

Cosa accade in caso di mancato rispetto di queste prescrizioni?

Nel caso in cui il dirigente convochi il Collegio docenti in un locale esterno senza queste preventive verifiche e relative informative, si può configurare una violazione degli obblighi di prevenzione dei rischi, con potenziali conseguenze anche penali in caso di incidente. Per questo motivo, la scelta di usare una sede esterna non può mai essere “sbrigativa”, ma deve essere accompagnata da un’adeguata documentazione e dal coinvolgimento dei principali attori della sicurezza.

Distanza e tempo di percorrenza

Chiariti gli aspetti legati al tema della sicurezza, veniamo al vero nocciolo della questione quando si tratta di sedute svolte all’esterno della scuola. Il problema principale in merito, infatti, è spesso legato alla distanza e al relativo tempo di percorrenza tra la sede scolastica e quella individuata per la riunione.

Va subito evidenziato che il “tempo viaggio” non può in alcun modo essere compreso nelle arcinote 40+40 ore per le attività collegiali. Quest’ultime, infatti, si riferiscono solo ed esclusivamente al tempo di svolgimento delle attività funzionali all’insegnamento, e non include quello per gli spostamenti individuali.

Ciò, però, non consente automaticamente di fissare riunioni eccessivamente dispendiose, sia dal punto di vista economico che sotto il profilo psicofisico per il personale docente. La scelta delle sedi esterne per lo svolgimento delle riunioni collegiali, in coerenza con i principi generali di tutela del lavoratore di cui al D. Lgs. 81/2008, deve comunque rispettare alcuni criteri di ragionevolezza e sostenibilità. Pertanto, ove possibile, va individuato il luogo più “comodo” dal punto di vista logistico, riducendo i tempi di percorrenza e favorendo le condizioni migliori per accedere (trasporti, parcheggi ecc.).

Sostanzialmente, la scelta di una sede esterna deve tener conto preventivamente anche dei rischi organizzativi (si pensi, ad esempio, agli orari di rientro serale), privilegiando soluzioni che non comportino aggravio ingiustificato del carico organizzativo del personale.

In queste condizioni, è possibile svolgere la seduta in modalità online?

Con Regolamento d’Istituto è possibile prevedere lo svolgimento a distanza delle due ore di programmazione didattica collegiale prevista per i docenti della scuola primaria dall’art. 43 (Attività dei docenti), comma 5, e di alcune delle attività di cui al comma 3, lett. a) e b) del presente articolo che non rivestano carattere deliberativo; con il medesimo strumento è possibile estendere lo svolgimento a distanza alle attività di cui al comma 3, lett. a) e b) che rivestono carattere deliberativo sulla base dei criteri definiti dal MIM, previo confronto di cui all’art. 30, comma 9, lett. a).

Questo è quanto prevede l’art. 44 c. 6 del CCNL 2019-21. Il punto relativo allo svolgimento della riunione online non riguarda le condizioni della sede fisica, bensì il carattere deliberativo della riunione. Pertanto, se il Collegio previsto non prevede deliberazioni, potrebbe in linea teorica essere convocato a distanza. Va usato il condizionale in quanto raramente una seduta collegiale non prevede delibere.

Cosa deve contenere la circolare di convocazione?

In caso di scelta di una sede esterna, la circolare di convocazione deve necessariamente contenere l’indicazione precisa del locale (città, indirizzo, piano, sala), l’adeguata motivazione della scelta, le eventuali modalità di raggiungimento e tutti i riferimenti al regolamento interno, alle eventuali delibere collegiali previste e ai pareri di RSPP/RLS. Deve inoltre essere prevista un’indicazione di verifica del locale effettuata da queste ultime due figure. Ovviamente, il tutto accompagnato dalla durata (orario di inizio e di fine), ordine del giorno e i classici dettagli di natura organizzativa.

Un breve esempio di contenuto della circolare

Un esempio pratico da inserire nella circolare potrebbe essere il seguente.

La seduta del Collegio dei docenti è convocata in sede esterna alla scuola, presso la Sala Convegni ‘X’ sita in via Y della città Z, in quanto momentaneamente non utilizzabile l’aula magna della sede scolastica per lavori in corso. La sede è stata preliminarmente verificata dal Responsabile dei Servizi di Prevenzione e Protezione e ritenuta conforme alle norme di sicurezza.

Conclusioni

Alla luce di quanto esposto, è possibile formulare alcune indicazioni operative riepilogative.

• La sede “scuola” è la regola: le sedute del Collegio docenti devono svolgersi normalmente nella sede di servizio, come previsto dalla prassi e dalla maggioranza dei regolamenti interni.
• La sede esterna è e deve essere un’eccezione: è ammissibile solo se giustificata da motivi cogenti (lavori, sicurezza, esigenze logistiche) e documentata con chiarezza.
• Responsabilità e sicurezza: il Dirigente scolastico deve sempre verificare l’agibilità del locale esterno, coinvolgere RSPP e RLS e garantire che siano rispettate le norme antincendio e di sicurezza. La decisione, se prevista dai regolamenti interni, dev’essere concertata con gli organi collegiali (lo stesso Collegio docenti e il Consiglio d’Istituto) per garantire condivisione e trasparenza.
• Circolare e motivazione: la convocazione deve contenere riferimenti precisi, motivazione esplicita e indicazioni organizzative, per evitare contestazioni e tutelare il personale.

In sintesi, dunque: sì, è possibile svolgere il Collegio docenti in locali esterni alla scuola, ma solo se la scelta è motivata e adeguatamente documentata, previa verifica della sicurezza. Farlo in modo consapevole e responsabile non è solo un obbligo normativo: è un modo per tutelare i docenti, il dirigente e la qualità stessa dell’attività collegiale.